Hvis du er en av de millioner ansatte som bruker gjennomsnittlig 21 prosent av tiden sin i møter, vet du at de er tidkrevende og ofte sporer din daglige oppgaveliste.Du kan kanskje ikke avbryte alle av dem (selv om enkelte selskaper tar sikte på å møte dager), men du kan gjøre dem mer produktive. Slik leder du et møte som ikke vil sette medarbeiderne dine i søvn eller kaste bort tid til enhver tid.
$config[code] not foundSett en agenda
Høres lett, ikke sant? Men hvis du ikke har en liste med spesifikke ting, er det en god sjanse for at møtet kommer til å gå ut av emnet, og samtaler vil dreie seg om alt fra spillresultater til småklager. Ta kontroll ved å sende agendaen til deltakere på forhånd. Be alle til å komme forberedt på å ta med de medfølgende elementene, og gi også mulighet for deltakerne til å legge til et siste øyeblikk på agendaen hvis de føler at det er helt avgjørende for diskusjonen.
Spør alle til å bidra
I tillegg til å sette en agenda og be om at alle skal være forberedt, ta et ekstra skritt og faktisk tildele alle møte-spesifikke oppgaver. Det kan være like enkelt som å ha alle tilbringe ett minutt i starten, og presenterer viktige høydepunkter i deres arbeid / lag for den siste uken eller måneden. For møter som adresserer pågående prosjekter, kan alle kanskje være klare til å diskutere funn eller tilby rettelser. For eksempel jobbet jeg en gang for et selskap der ansatte gjorde et rot i kjøkkenet og ingen mengder påminnelser fra HR løst problemet. Ledelsen lagde et møte for å diskutere løsninger. Vi ble fortalt å komme med minst to ideer. På den måten kunne vi snakke gjennom konkrete ideer og valgte å forfølge de to øverste. Som en ekstra bonus oppnådde vi oppgaven på 45 minutter i stedet for den heltid som ble tildelt.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingLa bærbare datamaskiner ligge på skrivebordet
Med mindre du kjører møtet og gir fantastisk presentasjon (ikke en annen PowerPoint, vær så snill), grøft den bærbare datamaskinen. Eksperter detaljer hvordan å stirre på våre skjermer hemmer samhandling og empati gjør det vanskeligere å komme til enighet. I tillegg reduserer distraherer tid og får de møtene til å trekke lenger enn nødvendig. Hvis du vil ta notater, bruk penn og papir, studier har funnet folk som skriver ting ned på gammeldags måte, faktisk beholder mer informasjon, uansett.
Hold deltakerlisten kort
Du trenger ikke hele lagets innspill i de tidlige stadiene av planleggingen. Mens du ikke vil legge ut folk som er kritiske for prosessen, trenger du heller ikke 50 personer. Bestem kritiske interessenter for hvert møte. Hvis det er et langsiktig prosjekt, vil disse interessentene skifte med prosjektet, men spør deg selv om følgende spørsmål før du sender en invitasjon: Er personen en ekspert, foretar de budsjett- eller økonomiske beslutninger, og trengs de i denne fasen av prosessen? Husk at bare fordi noen ikke er en del av møtet, betyr det ikke at de ikke bør holdes oppdatert. Tilordne bestemte personer for å dele informasjon utenfor kjerngruppen for å sikre at lag ikke føler at de blir igjen i mørket.
