Jeg skrev i min siste kolonne om den nye Amazon Kindle eBook Reader og sa:
$config[code] not found"Vi har alle vært ivrige etter å vente på prognostiseringen av papirløs kontoret for å gå i oppfyllelse, men dette løftet ser ut til å være en vrangforestilling som er mer unnvikende enn noensinne."
Men kanskje det papirløse kontoret er i sikte. Ja, jeg har lyttet til de som fortsetter å si at det papirløse kontoret fortsatt er en drøm. Men jeg tror nøkkelen her er å sikte på, og jobbe for, fremdrift i å rive deg selv av papir, ikke fullkommenhet for å oppnå det ultimate målet. Det riktige datahåndteringssystemet kan kombinere brukbarheten av papir med hastigheten på ny informasjon og teknologi.
Som gründere og småbedriftseiere ønsker vi å eliminere mengden papir vi bruker fordi det bare krever for mye tid (og penger) å produsere, organisere og gjenvinne. Å gjøre det kan bare spare din bedrift mye penger, og hjelpe deg med å tjene mer penger også.
Med den nåværende spredning av informasjon, Vi trenger å gjøre informasjon tilgjengelig for oss selv og andre i hastigheten i dagens verden.
Ta en titt på måten papir og filer håndteres på bedriften din.
Hvis du er som meg, ville jeg være så modig som å foreslå at det du finner ikke vil gjøre deg glad.
Du kan ha det mest organiserte kontoret i verden, men tiden som kreves for å systematisere registreringen og opprettholde denne organisasjonsmetoden oversetter til ekte dollar - timer som kan brukes til FoU og markedsføring.
Bruker du en "piles" -system for arkivering, holder ting i ryddige hauger slik at du vet nøyaktig hvor alt er? Tenk på det fysiske rotet dette medfører, samt skylden du føler fordi du alltid føler behov for å "gå gjennom" disse haugene - for å sikre at du i det minste ikke har glemt noe.
Hvis papirfiler begraver kontoret, kan "gå papirløs" være et godt alternativ. Men hva gjør det egentlig papirløst for virksomheten din? Det innebærer å ta beslutningen om å gjøre det og ikke slå tilbake. Det betyr å få alle filene skannet inn i datamaskinen, og trene personalet til å bruke de digitale filene.
Nå er de papirene som måtte sendes fra en tilknyttet til en annen eller fra din bedrift til en klient eller perspektivklient, vist hvor de er nødvendig. Din bedrift kan spare mange timer og endeløse dollar i produktivitet og effektivitet alene.
Virkeligheten er at kontoret din alltid vil bruke papir. Uttrykket 'papirløs' er for høyt av en standard for å nå. Noen mennesker trenger å skrive ut ting for å lese dem. Du skriver ut ting som skal bære med deg og vise til andre mennesker. Ikke alle presentasjoner kan skreddersys til PowerPoint. Du vil ikke bli kvitt disse skriverne.
Men du vil bli kvitt arkivskapene, eller i det minste noen av dem, når du skanner filer til datamaskinen din og lager nye filer på datamaskinen, og behovet for å organisere disse filene hele tiden.
Her er 4 ting å vurdere når du går papirløs:
1. Når du skanner filer, er en dedikert dokumentskanner avgjørende.
2. Når du lagrer filer, er den beste og mest universelt aksepterte måten i PDF-format eller bærbart dokumentformat. Dette er et stabilt format som holder filen så ut som den så på papir. Den kan leses online eller skrives ut, tar liten plass, og er lett å lage med programvare tilgjengelig fra Adobe.
3. Hvis du digitaliserer filene dine, trenger du en harddisk dedikert til å holde det nye "arkivskapet", og et godt datasikkerhetssystem. Tekniske fagfolk foreslår at du har to bærbare harddisker. Du går tilbake til hverandre hver uke, og tar sikkerhetskopien til en ekstern plassering, for eksempel en bankboks.
4. Hvis du ikke har datamaskinene dine på et lokalnettverk (LAN), må de være tilkoblet slik at alle kan få tilgang til filene. Oppsett av et trådløst nettverk koster rundt $ 25-50 per datamaskin, pluss $ 75-100 dollar for "hub" eller sentral ruteren for fire datamaskiner.
De fleste har ingen problemer med å se digitale filer og vedlikeholde dem. Det du og dine ansatte kan ha problemer med blir vant til det nye rekordbehandlings- og informasjonsstyringssystemet. Få alle ombord i form av filprotokollene. Hvordan skal katalogene merkes? Hvordan skal filer navngis? Det er viktig at alle bruker de samme standardene. Bestem hva de vil være og skriv ut kopier for alle. Lag en kopi tilgjengelig på bedriftsnettverket.
Å gå papirløs er et spørsmål om valg: det er en bevisst livsstil og en arbeidsstilbeslutning. Det er en som, når du er fullstendig forpliktet til, kan øke produktiviteten, effektiviteten og effektiviteten, samt redusere mengden avfall som hver og en av oss produserer.
Har du tatt beslutningen om å gå papirløs?
* * * * *
