Det er et ansvar de fleste små bedrifter eiere vil sannsynligvis glemme. Men det er viktig for alle som kjører noe større enn en eneboliger. Dette er ditt ansvar for å holde oversikt over dine ansatte. Selv om dette kanskje ikke er den mest spennende delen av å drive en bedrift, er det viktig.
Oppbevaringskrav til arbeidstakere
Føderale, statlige og lokale myndigheter har alle ulike krav når det gjelder å holde nøyaktig dokumentasjon om ansettelse og andre HR-funksjoner for å beskytte både ansatte og bedrifter. Som en bedrift kan du ikke oppbevare disse postene på grunn av feilaktige avslutningsdrakter eller lignende konsekvenser uten papirarbeid for å forsvare deg selv. Her er noen av kravene din virksomhet må tilfredsstille når det gjelder å holde medarbeideropptegnelser.
$config[code] not foundHold ansettelsesrekord for et år
Når du ansetter for en ny stilling, krever føderale vedtekter som amerikanerne med funksjonshemmingsloven og tittel VII at du ikke er diskriminerende i din ansettelsesprosess. Så du bør beholde alle søknader, CVer og annen dokumentasjon fra ansettelsesprosessen i minst et år etter at jobben ble fylt ut dersom noen av partene som ikke mottok jobben, bestemmer seg for å få søksmål.
Hold lønnsposter i tre år
Lønnsposter er avgjørende for at ansatte skal bli godt kompensert for timene de har jobbet og for å sikre at bedriften din overholder eventuelle overtids- og minimumslønnskrav. Loven krever at du oppbevarer disse postene for ikke-fritatte ansatte i tre år. Imidlertid kan ansatte også velge å søke søksmål hvis de føler at de skylder tilbake betale for overarbeidet. Så det kan være gunstig for deg å holde dem på plass i opptil fem år etter avslutningen.
Hold I-9 skjemaer for et år etter opphør
I-9 skjemaer kreves for bedrifter å vise at de bekreftet at en ansatt er kvalifisert for arbeid i USA. Etter lov er du pålagt å beholde disse skjemaene i tre år etter å ha ansatt en ansatt eller ett år etter at en ansatt er avsluttet, hvilken dato som kommer senere. Du må også lagre disse skjemaene separat fra andre personopplysninger.
Hold separasjon papirarbeid i fem år etter oppsigelse
Å holde papirarbeid knyttet til oppsigelse eller adskillelse er også viktig hvis du står overfor eventuelle feilaktige oppsigelsesproblemer. Oppbevar avgangsbrev og avslutt intervjupapirarbeid på hånden i tre år etter at arbeideren forlater og separerer papirarbeid i fem år.
Oppbevar FMLA permitteringsrapporter i tre år etter oppsigelse
Family Medical Leave Act er der for å sikre at kvalifiserte medarbeidere mottar ubetalte permisjoner der jobben deres er beskyttet i tilfelle medisinsk eller familieproblemer. Hvis en medarbeider sender inn en forespørsel om FMLA-permisjon, bør du beholde denne informasjonen i journaler i minst tre år etter at de ansatte deler måter med bedriften din, uansett om permisjonen ble gitt eller ikke.
Hold pensjonsordninger for seks år
Hvis du gir pensjonsytelser til ansatte, bør du beholde denne informasjonen i hånden i minst seks år etter at arbeidstakerne forlater eller er avsluttet, etter lov om arbeidstakers pensjonsinntekts sikkerhet. I tillegg har domstolene fastslått at det er selskapets ansvar å bevise at de ga tilstrekkelig dekning og fordeler i tilfelle en ansatt saksøker, i stedet for ansattes ansvar for å bevise at dekning ikke var tilstrekkelig.
Oppbevar narkotikaprøver i fem år
I enkelte tilfeller kan bakgrunnskontroll og narkotikatestinformasjon falle under standarden for annen ansettelsesinformasjon. Men hvis jobben er relatert til transport, er du pålagt å holde oversikt over eventuelle legemiddelprøver utført i fem år som en del av Transportavdelings sikkerhetsforskrifter.
Opprettholder ansattes skatteposter i fire år
Når det gjelder skatter relatert til ansatte, anbefaler IRS å holde journaler for hånden i fire år ved revisjon. Dette bør omfatte alle lønn, pensjonsutbetalinger, tipsinformasjon, W-2 og W-4 skjemaer, og annen relatert informasjon.
Hold ansattes helse- og sikkerhetsrekorder i fem år
Arbeids- og helseloven krever at du tar og registrerer eventuelle personskader og sykdommer oppnådd på arbeidsplassen, med en kort beskrivelse og annen relevant informasjon. Dette er for å sikre at ansatte får et trygt arbeidsmiljø, og at eventuelle problemer håndteres tilsvarende.
Hold arbeidsledighetsforsikringsinformasjon for inntil syv år
Arbeidsledighetsforsikringskravene varierer etter stat. I noen tilfeller kan du imidlertid være pålagt å beholde disse regnskapene i mellom fire og syv år. Spesielt krever Washington D.C. bedrifter å beholde disse regnskapene i syv år.
Oppbevar kontrakter i opptil fem år
Hvis du jobber med uavhengige entreprenører eller tredjeparter, må du kanskje også oppfylle noen krav til statlig registrering. I Virginia er det nødvendig for bedrifter å holde kontraktene for hånden i fem år etter at det er inngått avtale. Og noen andre stater har også lignende krav på mellom tre og fire år.
Bilde via Shutterstock
2 kommentarer ▼
