Imidlertid hevder disse systemene vanligvis å være "sett og glem det" type avtaler. Dette kan være misvisende og kan resultere i urealistiske forventninger, samt feil implementeringsstrategier.
Heldigvis er det mulig å utnytte stor verdi fra automatiseringssystemer så lenge du forstår både deres fordeler og deres begrensninger.
Det er viktig å forstå hvilke prosesser som kan betjene på en pålitelig måte i bedriften din. Disse kan inkludere lønn, fakturering, kostnadsregnskap, overvåkning av IT-infrastruktur, internettrelatert markedsføring, prospekt og kundeengasjement, konkurransedyktig etterretningsovervåking og mange andre. Trikset er å avgjøre hvilke prosesser, hvis automatiserte, vil gi mest mulig verdi for din bedrift spesielt.
En metode for å bestemme denne verdien innebærer nøye sporing av arbeidstiden for å avgjøre om ansatte bruker mye tid på prosesser som enkelt kan automatiseres. I slike tilfeller gir implementering av et automatisert system ofte en høy avkastning på investeringen ved å redusere tiden brukt på kjedelige aktiviteter, samtidig som ansatte frigjøres til å jobbe med andre oppgaver.
Å velge og implementere spesifikk programvare for å oppfylle automatiseringskravene er for bredt et emne som dekker helt her (det er her konsulentene tjener pengene sine).
Når det er sagt, når du har bestemt hvilke prosesser i virksomheten din som kan bli vellykket automatisert, er det noen automatiseringsprogrammer universelle beste praksis for å huske:
Integrasjonsfunksjonalitet
Kontroller at integrasjonsfunksjonalitet er tilstede innenfor systemet du velger. Moderne forretningsprogrammer bør kommunisere med hverandre slik at du kan samle inn, hente og manipulere data, men du ser det som passer.
Hvis et program bruker mange proprietære protokoller, så se andre steder for programvare som vil fungere bra med andre.
Longevity
En annen viktig faktor å vurdere når du velger automatiseringsprogrammer, er lang levetid. Nisjeprogrammer som er nye og relativt uprøvde i en forretningsmiljø er risikabelt fordi de kanskje ikke varer lenge. Derfor, selv om programmet fungerer som annonsert, kan du bli sittende fast når en oppdatering er nødvendig og virksomheten har gått under.
Når det gjelder å automatisere viktige forretningsprosesser, er det lurt å velge fra høykvalitetsprogrammer som har bestått testen av tid. Små bedrifter ser ofte til Quickbooks, ADP og til og med Microsoft Dynamics GP som grunnlag for automatiseringsinfrastruktur. Selv om disse ikke passer perfekt til alles behov, fortjener de et forsiktig utseende.
Skjerm og oppdatering
Til slutt, husk at selv de mest avanserte automatiseringssystemene ikke kan overlates til å kjøre uten regelmessig overvåkning og oppdateringer. Generelt bør programmene kontrolleres daglig for å sikre riktig funksjon, slik at eventuelle problemer kan korrigeres raskt.
Hvis programvaren du velger, tilbyr en vedlikeholdskontrakt, vil du være klok til å investere i den. Automatiseringssystemer bør revurderes eller oppdateres minst to ganger i året. Noen ganger vil en vedlikeholdskontrakt inneholde automatiske programvareoppdateringer, noe som er en svært verdifull fordel.
Programvaren endres raskt, og krever regelmessig vedlikehold for å sikre en jevn integrasjon med dine daglige prosesser. Hvis du oppdager at programvaren slenger eller forårsaker problemer selv etter at den er oppdatert, bør du definitivt vurdere å lete etter en erstatning. Ulempen ved å implementere et nytt automatiseringsprogram reduseres ofte av den økte funksjonaliteten det gir.
Automatiseringsprogrammer kan ha betydelig innvirkning på bedriftens bunnlinje, men det er viktig å ikke bli overoptimistisk. Bilen kjører deg ikke til jobb, og komfyren koker ikke mat på egen hånd. Bare folk kan drive en bedrift. Når programvare er igjen for å kjøre amok, skjer dårlige ting.
Fokuser på å skape en solid implementerings- og vedlikeholdsstrategi, og du kan strømline prosessene dine samtidig som du øker fortjenesten.
Enkel måte, Hard Way Photo via Shutterstock
3 kommentarer ▼
