Du må ha sett disse videoene på samlebånd på fabrikkene. En kontinuerlig strøm av perfekt utformede, identiske utseende gjenstander som strømmer over butikkens gulv, nesten som ved magi. Hvis bare du og jeg kunne produsere produksjon på det nivået av effektivitet, fart og nøyaktighet, dag etter dag etter dag.
Øverste årsakene til lav produktivitet
Dessverre, å være menneske er noe som ikke utstyre oss for samlebåndslignende presisjon og produktivitet. Det er imidlertid en rekke ting vi gjør på våre arbeidsplasser som er produktivitetsavløp. Her er en titt på noen av de vanlige mistenkte.
$config[code] not foundMangel på planlegging
Et gjentakende tema i mange lag er den uorganiserte måten som enkelte medlemmer nærmer seg et problem. Når det ikke er noen klar retning om hva som må gjøres med hensyn til en oppgave ved hånden, bestemmer hvert medlem å takle det på sin egen unike måte.
Dette kan bety at mer enn én person gjør det samme arbeidet, uvitende, noe som er en av de store produktivitetsavløpene. Noen ganger utføres unødvendige oppgaver. På andre tidspunkter blir for mye tid tildelt ubetydelige oppgaver. Hver av disse scenariene er produktiv avløp og representerer en stor drenering på organisasjonens ressurser. Men de er helt unngås med noen forhåndsplanlegging.
Akkurat som hver film har et skript, slik at du vet nøyaktig hvilken scene som følger som en, lage et skript for laget ditt. Hvis arbeidet ditt er prosjektbasert, kartlegg en detaljert handlingsplan med klare ansvarsområder og tidsplaner som er satt for å holde alle involverte på sporet.
Hvis du vanligvis ikke håndterer prosjekter, og i stedet håndterer prosesser som er rutinemessige; avklare hvordan du og teamet ditt skal nærme seg hver prosess og sørge for at det ikke er noen uforutsette flaskehalser. Bruk verktøy som 10.000 Feet eller Resource Guru for å bedre planlegge ressursene dine.
For mye e-post
Selv i denne alderen av sosiale medier og en million apps for å starte opp, klarer e-post å styre våre dager på jobben. Selv så lenge tilbake som et år siden sendte vi kollektivt ut 182,9 milliarder e-post til hverandre hver eneste dag. Med rundt 2,92 milliarder Internett-brukere i verden i 2014, som gjør det over 62 e-post per hode, hver eneste dag. Det er en av de store produktivitetsavløpene på jobb og nok e-post for å holde deg opptatt hele dagen.
Ikke la e-post styre arbeidsdagen din. Planlegg dagen din i de første 10 minuttene på jobb med en klar oppgaveliste. Gå på listen din, og når du tar en pause fra arbeidet ditt, kontroller du at overfylt e-postinnboks. Grunnen til å prioritere din oppgaveliste over e-post er enkel. Det du har satt på listen, er ting som er en prioritet for du. E-post er hva andre vil at du skal gjøre og oppfyller sine prioriteringer, ikke din.
Å være litt egoistisk i denne forbindelse vil gjøre underverk for din daglige produktivitet. Hvis du trenger å kommunisere raskt med noen, bare gå over til skrivebordet for litt ansiktstid. Har du ikke tid til det? Velg stedet for direktemeldinger i kontoret din i stedet. Slakk og HipChat er to eksempler på ekstremt populære og super allsidige IM-tjenester for din arbeidsplass.
Møte Mania
For mange møter og for lite arbeid er en annen av produktivitetsavløpene og også en hyppig klage på arbeidsplasser rundt om i verden. Besettelsen til å ringe et møte av ulike lagmedlemmer for hver liten oppgave, trekker dem bort fra det virkelige produktive arbeidet at de kunne ha oppnådd og bryter arbeidets rytme.
Enda verre, mange møter inkluderer personer som har lite eller ingenting i det hele tatt å gjøre med saken ved hånden. Det er et enormt sløsing med tid for slike medlemmer og gir null verdi til møtet.
Unngå produktivitetsavløp slik som dette ved å begrense antall møter du og ditt lagsamtal. I stedet investere i et samarbeidsverktøy som Wrike, som gjør at du kan lage planer, diskutere ideer, tilordne arbeid og spore individuelt bidrag, alt fra bekvemmeligheten til et "kommandosenter" som integreres med Word, Excel, Gmail, Dropbox, og stort sett alle andre vanlige applikasjoner du kanskje bruker. Ikke flere sløsende møter for hver liten oppdatering fra hvert lagmedlem.
For mange pause
Alt arbeid og ingen spill gjør Jack til en kjedelig gutt. Men vår ånd om å konvertere arbeidsplasser til avslappede steder resulterer ofte i kontorer som har flere mennesker som står utenfor å ta en "røykpause" enn folk på deres arbeidsplasser jobber.
Deretter er det endeløse kaffekjøp og personlig arbeid som kryper inn i arbeidstid og stjeler produktiv tid ut av våre tidsplaner uten at vi selv innser det.
Oppfordre teamet til å ta pause fra arbeidet sitt for å lade seg selv nå og da, men ta et klart stativ mot for ofte pauser som tjener lite eller ikke noe annet enn å kaste bort tid.
Mange mennesker på arbeidsplassen din røyker? Lag et område utenfor røykeområdet ikke så langt fra arbeidsområdet ditt, slik at dine kolleger ikke trenger å ta heisen opp og ned for hver røykpause. Bedre ennå, oppfordre teamet ditt til å sparke butten og i stedet slappe av i spillrommet eller kafeteriaen.
Parting Words
Produktivitetsavløp og lav produktivitet er ikke bare problemer som plager laget ditt. Over 70 prosent av amerikanske arbeidstakere er "aktivt utkoblet" ifølge en Gallup-studie i 2013.
Tenk på tilstanden til økonomien vår hvis disse arbeidstakere kunne bli tatt tilbake til en aktivt produktiv modus! Du kan kanskje ikke forvandle hele økonomien ennå, men med noen få enkle endringer kan du definitivt vende produktiviteten til din egen arbeidsplass.
Opptatt Office Photo via Shutterstock
5 kommentarer ▼
