Når det gjelder prosessdokumentasjon, er ingen detaljer for liten for ombordprosedyrer eller ansattes forventninger. Men når hjelper det å se visse regler på utskriften? Vi spurte ni medlemmer av Young Entrepreneur Council (YEC) følgende spørsmål:
"Hvilke dokumenter sørger du for å ha fysiske kopier av alltid hendig rundt kontoret og hvorfor?"
Her er hva YEC-fellesskapsmedlemmene måtte si.
$config[code] not foundFysiske kopier av dokumenter gir mening for:
1. Vår misjonserklæring og verdier
"Vårt team definerte vår kultur i åtte leietakere kalt" The Modify Way, "og de har vært på veggen helt siden. Dette dokumentet beskriver hvordan fans, investorer, samarbeidspartnere og ansatte kan forvente at Modify-teamet skal opptre. Ved å legge ut det, kan vi være fokuserte og sanne for oss selv. Å gjøre det offentlig og fremtredende tvinger oss også til å evaluere og oppdatere etter hvert som vår kultur vokser. "~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Design Proofs
"Som merkevarebygging og designbyrå spenderer vi mesteparten av tiden på skjermer for mobil og web. Men ofte ser på skjermer for endeløse timer, resulterer også i at du føler deg som en vortex. Vi skriver ut alt arbeid vi gjør for kunder, inkludert logoer, fargepaletter, wireframes, mobilskjermbilder, etc. slik at vi får bedre kontekst og konkret erfaring for arbeidet utover skjermen. "~ Sunny Bonnell, Motto
3. Kostnadskvitteringer
"Tro det eller ei, mange organisasjoner krever fortsatt fysiske kopier av kvitteringer for refusjon, og skanning av kvittering og e-post vil det ganske enkelt ikke gjøre. Av denne grunn beholder jeg alle kopi kvitteringer i en mappe til jeg har mottatt betaling, og hvis en kvittering er sendt, gjør jeg en vane med å skrive den ut og sette den i mappen også. "~ Alexandra Levit, Inspiration på jobb
4. Forsikringsdokumenter
"Å holde papirkopier av forsikringsdokumenter, selv om du har en digital kopi, er spesielt viktig når problemer kommer opp. For eksempel, hvis du lagrer forsikringsdokumenter til en kontorharddisk som senere blir skadet, kan det være utfordrende å få tilgang til en annen kopi i en rettidig sak. Å ha en papirkopi av viktige forsikringsdokumenter gir umiddelbar tilgang under strømbrudd. "~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Vårt selskaps strategiske plan
"Din strategiske plan er bedriftens veiledning for å vokse og lykkes i fremtiden. Hver ansatt skal kunne få tilgang til og konsultere den strategiske planen for å sikre at det de gjør er å flytte firmaet fremover.Når ansatte vet hvordan de skal knytte sine oppgaver med din strategiske visjon, er bedriften din på mye mer solid grunn. "~ Nicole Munoz, Start Ranking Now
6. Visjonstavler
"På dette tidspunktet er alle bedriftsdokumenter virtuelle, sitter på skyen mellom ulike plattformer, inkludert Google Disk, Dropbox, Adobe Echosign og Podio. De eneste fysiske dokumentene som noen av oss har, er visjonstavlene opprettet i begynnelsen av året. Disse hjelpene minner ansatte om både forretnings- og personlige mål. Alt annet kan lett nås på skyen. "~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Ingenting
"Vi prøver å gjøre alt elektronisk og sette inn dashbordet vårt. På den måten kan våre lokale og eksterne ansatte alle få tilgang til alt. Vi har noen obligatoriske plakater for arbeidsplassoverholdelse, sikkerhetskopiering av viktige elektroniske dokumenter i tilfelle katastrofe og kvitteringer. Men samlet legger vi alle våre kjerneideer, -materialer og -dokumenter på nettet for at laget skal få tilgang. ~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. noe skatt relatert
"Jeg legger stort sett alt på krypterte harddisker og skyen, men den ene tingen jeg nekter å makulere eller ofre fysiske kopier av, er noe skattemessig relatert. Dette betyr kvitteringer, fakturaer, kontrakter, selvangivelser, utsagn, varsler osv. Jeg lagrer kopier hjemme og på kontoret mitt på sikre steder og holder det alt godt organisert, slik at det er lett å vedlikeholde. Ikke kast deg med IRS! "~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Legally Required Posters
"Arbeidsrettens plakater er ikke de mest spennende dokumentene, men amerikanske arbeidsdepartementet og arbeidsdepartementet krever lovlig arbeidsgivere å legge merke til dem på kontoret. Du kan bruke Department of Labor Poster Advisor-verktøyet til å identifisere plakatene du trenger, eller bruk et compliance-plakatfirma. "~ Roger Lee, Captain401
Utskrift Trykk på Photo via Shutterstock
1
