I en hvilken som helst organisasjon må lederskapet i enkelte tilfeller gjøre firma-brede kunngjøringer av flere årsaker. Disse kan være alt fra gode nyheter om ansattes og bedriftens resultater til mindre velkomne oppdateringer knyttet til endringer i politikk, nedskæringer og til og med oppsigelser. Når nyheter må deles, bør organisasjonsmeldinger ta riktig tone og dele all nødvendig informasjon i få koncise avsnitt.
$config[code] not foundFormatering av kunngjøringen
De fleste organisasjonsmeldinger er laget i notatformat. Øverst på siden bør det være en header som inneholder en "Til" -linje (dvs. alle ansatte, en bestemt avdeling, etc.); en "Fra" linje; dato; og en emnelinje. Disse linjene bør justeres med venstre marg.
Kunngjøringen skal da følge formatet for erklæring, diskusjon og oppsummering. Begynn med en erklæring om emnet i kunngjøringen, eller hvorfor du skriver. Følg med mer forklaring og detalj, og avslutt med et sammendrag som gjentar annonseringen og neste trinn. Tonen skal være profesjonell og direkte for å sikre at ansatte forstår at nyheten blir delt.
Vær klar, konsis og spesifikk
Det viktigste aspektet ved en organisasjonsmelding er at den tjener et direkte formål. Med andre ord bør publikum vite nøyaktig hva kunngjøringen gjelder og hvorfor det er viktig. Vær spesifikk i emnelinjen i kunngjøringen; for eksempel, "Velkommen til John Smith," i stedet for "New Employee Welcome", eller "Memorial Day Holiday Schedule" i stedet for "Holiday Observance."
I meldingenes kropp begynner du med en kort forklaring på hvorfor du gjør kunngjøringen, og deler deretter detaljene. Hvis du for eksempel sender en kunngjøring om kostnadsbesparelse, kan du begynne med et kort avsnitt som viser årsakene til beltestramming og hvordan du har nådd disse konklusjonene. De neste avsnittene vil gi detaljer om kostnadsbesparende tiltak som vil påvirke ansatte, for eksempel å kutte uønsket reise eller gratis lunsj på fredager. På slutten av siden, sørg for å lede ansatte til hvor de kan stille spørsmål eller lære mer informasjon om kunngjøringen.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingBare fakta
Organisasjonsmeldinger er nettopp det: kunngjøringer. Derfor bør de forbli objektive, uten spekulasjon eller mening. Hold deg til fakta og informasjon som er relevant for hva som blir sagt. En god måte å gjøre dette på er å bruke en omvendt trekant eller journalistisk stil tilnærming til å gjøre kunngjøringen. Åpne med den viktigste informasjonen i første ledd, adressere hvem, hva, hvor, når og hvorfor av kunngjøringen. For eksempel, hvis du er velkommen til en ny ansatt, kunngjøre ansattes navn, avdeling, hvor han skal jobbe, og invitere ansatte til å ønske ham velkommen. Hvis du har en velkommen lunsj eller annen hendelse, ta med informasjon om den hendelsen i første ledd. I de følgende avsnittene tilbyr du mer informasjon om den nye medarbeider, inkludert utdanning og erfaring. Slutt med en gjentakelse av velkommen og direkte ansatte til hvor de kan finne ut mer informasjon hvis de har ytterligere spørsmål eller må RSVP til en invitasjon.
