Tidligere ble en sekretær ofte ansett blant de laveste på selskapets totempol. Tider har endret seg, og rollen som sekretær har blitt administrativ assistent, den personen som ofte er lynchpinen til driften av en hel organisasjon. En assistents håndtering av administrative oppgaver gjør det mulig for alle andre å bruke mer tid på strategiske prioriteringer og å øke virksomheten, uansett om de jobber for en enkelt leder, flere ledere eller hele organisasjonen, sikre at kunnskapene er under kontroll.
$config[code] not foundOversikt over administrative oppgaver
I den mest generelle forstand er administrative oppgaver de oppgaver og aktiviteter som er en del av den daglige driften av en bedrift. De inkluderer å svare på samtaler, ta meldinger, administrere korrespondanse, bestille forsyninger, og holde de delte kontorområdene organisert og funksjonelt. Plikter kan også omfatte å opprette rapporter, legge inn og administrere data, administrere filer, grunnleggende bokføring og andre økonomiske oppgaver. Mange av disse oppgavene styres av administrative assistenter, hvis jobb det er å hjelpe en person eller et lag ved å ta på seg noen eller alle sine oppgaver, men mange inn- og midleposisjoner inneholder også en mengde administrativt arbeid. Administrativ assistent kan for eksempel være ansvarlig for å oppdatere sitt eget arbeid i et prosjektstyringssystem eller svare på e-post. Hovedparten av de fleste administrative oppgaver er kontorlig og koker ofte ned til å administrere og distribuere informasjon.
Teknologi
Å vite hvordan teknologien er et av de viktigste aspektene av administrative oppgaver. Dette inkluderer bruk av verktøy som datamaskiner, faksmaskiner, kopimaskiner, skannere, telefoner og annet kontorutstyr. Bruk av vanlige dataprogrammer, inkludert tekstbehandling, regneark, database og desktop publishing programvare er vanligvis nødvendig for de fleste administrative arbeid. Muligheten til å feilsøke problemer med delt utstyr er også en del av mange administrative jobbeskrivelser. Det er ikke uvanlig, for eksempel at administrative fagpersoner skal påkreves for å fjerne papirstopp eller endre toner i skrivere og kopimaskiner.
I noen virksomheter forventes også administrative assistenter å vite hvordan man bruker planlegging og prosjektstyringsprogramvare. De som jobber direkte for ledere blir vanligvis pålagt å administrere sjefs kalenderen, og avdelingens administrative assistenter blir bedt om å planlegge møter, holde styr på ferie og syke dager, og vet generelt hvor folk er og hva de gjør.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingKommunikasjon
En annen viktig administrativ plikt innebærer kommunikasjon. Administrative assistenter blir ofte pålagt å kommunisere, både skriftlig og muntlig. De kan bli bedt om å skrive notater, korrespondere med kollegaer eller kunder ved å bruke e-post, oppdatere bedriftshåndbøker eller nettsteder eller redigere og korrekturleses arbeid. Assistenter er også vanligvis ansvarlige for å svare på telefonen, ringe på vegne av sjefen sin og samhandle med besøkende. Derfor bør en vellykket administrativ assistent ha gode kommunikasjonsferdigheter og kunne skrive og snakke tydelig og profesjonelt.En solid forståelse av stavemåte, grammatikk og standarder for profesjonell skriftlig kommunikasjon er viktig fordi en assistent representerer hans eller hennes sjef.
Bokføring og innkjøp
Å holde oversikt over utgifter er viktig i enhver bedrift, og denne oppgaven faller ofte til en administrativ assistent, som kan bli bedt om å legge inn utgifter til et regneark eller bokføringsprogram, samle inn og verifisere kostnadsrapporter fra ansatte og administrere refusjoner. I en liten bedrift kan en administrativ assistent også håndtere kundefordringer, sende ut regninger og behandle betalinger og håndtere innskudd til selskapet. Administrative fagpersoner er også noen ganger ansvarlig for små penger, holder øye med utgifter og legger til midler når det er nødvendig. Andre oppgaver i dette rike kan omfatte analysere utgifter, bistå med budsjettering og håndtering av leverandørtvister.
Når det gjelder innkjøp, er administrative assistenter typisk ansvarlige for forsyninger, noe som betyr at de organiserer og overvåker kontorrekvisita og bestiller påfyll etter behov. De utfører forskning på leverandører og ber om eller utsteder innkjøpsordre etter behov. I noen tilfeller kan administrative assistenter også være ansvarlig for å spore og administrere lisensiering for programvare eller abonnementer, slik at de blir betalt raskt og brukt riktig.
Forskning og planlegging
Mange administrative fagpersoner blir bedt om å administrere forskningsprosjekter og kompilere informasjon. Det kan være like enkelt som å lete etter et telefonnummer eller en adresse, eller et mer komplekst prosjekt kan innebære å se på kundeinformasjon, kryssreferansedetaljer og skape utførlige regneark eller rapporter. Disse prosjektene krever vanligvis arbeid innenfor stramme tidsfrister og presentere informasjon.
I mange tilfeller omfatter administrative oppgaver også planlegging. Fra ukentlige personalemøter til større arrangementer blir administrative assistenter pålagt å ta vare på detaljer. Du kan være ansvarlig for å bestille et konferanserom til et møte eller administrere romreservasjoner for hele bygningen eller gulvet, bestille forfriskninger, og sørg for at alt teknisk utstyr er klart og fungerer når møtet starter. Reiseplanlegging er et annet stort ansvar. Hvis selskapet ikke har en reisedepartement, kan den administrative assistenten være den personen som forsker og bøker fly og hotell, foretar bespisning på bestilling og tar seg av andre detaljer, for eksempel konferanseregistreringer.
Spesialiserte oppgaver
I bestemte bransjer blir administrative fagfolk pålagt å håndtere oppgaver som krever spesialisert kunnskap eller ferdigheter. For eksempel trenger de juridiske og medisinske administrative assistentene ofte å fullføre oppgaver som krever forståelse av bransjens terminologi og prosedyrer. Juridiske sekretærer kan bli bedt om å fullføre og arkivere papirarbeid for juridiske dokumenter, som stævninger, klager eller krav, som krever et grunnleggende nivå av juridisk kunnskap og forståelse. En forståelse av domstolssystemet og prosedyrene er også viktig for disse administrative assistentene, som det er å vite hvordan man skal utføre juridisk forskning.
Plikter i en human resources-avdeling fokuserer på sysselsettingsproblemer og kan omfatte planleggingsintervjuer, behandling av bakgrunnskontroller og utførelse av første gjennomgang av søknader for å sikre at de er komplette. Noen i denne kapasiteten vil mest sannsynlig være pålagt å ha forståelse for og erfaring i menneskelige ressurser og arbeidsrett. I hovedsak er det spesifikke feltet og avdelingen som en administrativ assistent jobber med, den avgjørende faktoren i de spesifikke oppgaver, med noen felt som krever mer erfaring og kunnskap enn andre.
Administrativ assistent Kvalifikasjoner
Mens de fleste arbeidsplasser inneholder minst noen administrative oppgaver, håndteres de fleste av administrative assistenter. Det er muligheter i nesten alle bransjer, og de fleste opplæringsstillinger er åpne for personer med videregående diplom eller tilsvarende. Noen arbeidsgivere foretrekker å ansette administrative assistenter eller sekretærer med en bachelorgrad eller erfaring i feltet. Enkelte felt, som lov og medisin, krever vanligvis assistenter til å ha tilleggsutdanning som er relevant for feltet.
Uansett utdanningsnivå, ser de fleste arbeidsgivere etter administrative assistenter som har erfaring og ferdigheter i kontorarbeid, inkludert tekstbehandling, regneark og databasestyring. Vanligvis krever arbeidsgivere assistenter å ha ferdigheter i Microsoft Office-produkter. Noen fellesskapskollegier, midlertidige byråer og voksenopplæringsprogrammer tilbyr sertifikatprogrammer i kontorstyring, som kan gi deg en fordel når du er på utkikk etter en jobb. De fleste arbeidsgivere tilbyr også opplæring på arbeidsplassen for å hjelpe assisterende med å komme opp til fart og være kjent med sine spesifikke oppgaver.
Utover klerkompetanse ønsker arbeidsgivere å ansette personer som har gode kommunikasjonsevner (både skriftlig og verbal), organisatoriske ferdigheter, beslutningstaking og problemløsende evner og mellommenneskelige ferdigheter. Profesjonalitet er også et must, som er evnen til å multitask og prioritere. Fordi så mange arbeidsgivere håndterer sensitiv informasjon og ofte er bundet av føderale forskrifter, er skjønn og evnen til å opprettholde konfidensialitet også viktige kvaliteter.
Betalings- og sysselsettingsutsikt
Gjennomsnittlig lønn for en administrativ assistent varierer vesentlig, med assistenter på grunnnivå i den nedre delen av spekteret som tjener lønn på mellom 20 og 20 dollar, og de høyest betalte utøvende assistentene tjener nær seks tall. PayScale.com rapporterer at administrative assistenter tjener en median lønn på $ 38.736, en figur som er tett speilet av Bureau of Labor Statistics, som setter median lønn på $ 37.870, det punktet hvor halvparten av administrative assistenter tjener mer og halvparten tjener mindre. BLS rapporterer at de høyest betalte assistentene tjener mer enn $ 62 000 per år, og det beløpet hopper til $ 85 000 for administrerende sekretærer. Betal øker med mange års erfaring, med de som har mest erfaring, som tjener mest.
Dessverre, BLS også prosjekter som etterspørselen etter administrative assistenter vil sannsynligvis redusere med 5 prosent innen 2026, da de fleste stillinger ikke vil være nye, men heller erstatning av ansatte som forlater. Utviklingen av teknologi og omlegging av mange administrative oppgaver til andre ansatte står for mye av nedgangen. Også, så mange organisasjoner strømlinjeformer operasjoner, blir assistenter tildelt flere enn en leder eller avdeling og tar på seg mer ansvar.
Hvordan lykkes i dine administrative oppgaver
Ofte er fantastiske administrative assistenter øverst på listen for kampanjer, spesielt når de har en høyskole og en grundig forståelse av bransjen og virksomheten. Å ta jobben din seriøst kan føre til større og bedre ting, så det er i din beste å finne måter å bli uunnværlig for sjefen din og medarbeidere.
En av de beste måtene å gjøre dette på er å lære om sjefs mål og prioriteringer og forutse hans eller hennes behov. Se fremover og ha fremsyn for å forberede seg på forespørsler eller behov før sjefen din selv innser dem. For eksempel, hvis sjefen din deltar på et bestemt møte hver uke eller måned, les protokollen fra møtet på forhånd og utarbeide eventuelle dokumenter eller rapporter som sjefen din forventes å presentere på møtet i god tid. Hvis du ser at din veileder kommer til å være i møter hele dagen uten mye av en pause, bestille lunsj for å bli levert og hold kaffekannen frisk. Husk at det er din jobb å få sjefen til å se bra ut, så gjør det du må gjøre for å presentere det mest profesjonelle og kompetente bildet.
Å holde følge med din bransje kan også hjelpe deg å være en rockstjerneassistent. Lær terminologien og følg trendene. På denne måten kan du bidra til samtaler og være mer nøyaktige i arbeidet ditt. Detaljer saken, så forståelse hva alle snakker om vil hjelpe deg med å unngå dyre feil. Store assistenter er også ressursfulle og vet når de skal handle og nøyaktig hva de skal gjøre. Du kan ikke løpe til sjefen din med alle spørsmål eller problemer; sjefen din forventer at du skal ta vare på ting som går tilbake til læring. Hvis du kjenner organisasjonen din inn og ut, hvor du finner informasjon og selskapets retningslinjer og prosedyrer, kan du være mer ressursfull og løse problemer.
Til slutt, å være en god assistent krever eksepsjonelle organisatoriske ferdigheter. Du kan bli bedt om å svare på spørsmål, gi statusoppdateringer eller løse andre problemer når som helst, og hvis du ikke er organisert, kan du ikke gjøre dette. Den viktigste administrative plikten er å holde alle platene spinnende og organisert er grunnlaget for den ferdigheten.
