Hvis du arbeider med en medarbeider hvis oppførsel er dårlig nok til å berettige en klage, få klagen din skrevet så snart som mulig og i hendene på de som kan hjelpe. Som med enhver virksomhetskorrespondanse eller klagebrev, bør brevet angi fakta uten å benytte navneskrift eller følelsesmessige utsagn.
Undersøk arbeidsplassprotokoller
Se over medarbeiderhåndboken din før du begynner å skrive, til finne ut om det allerede er en protokoll på plass for klager fra kolleger. I noen tilfeller er det en intern form som du må fylle ut, eller du vil bli bedt om å lede brevet til en bestemt person i selskapet. Noen ganger er det din direkte veileder, men det kan også være selskapets personaleansvarlig. Hvis problemet innebærer noe ulovlig, for eksempel seksuell trakassering eller ulovlig aktivitet, dokumentere alle hendelser du har sett, dersom du trenger å dele informasjonen senere.
$config[code] not foundGå gjennom problemet
Før du skriver, også tenk på hva adressaten kommer til å være bekymret for - som i de fleste tilfeller er helse og produktivitet i virksomheten. Hvis medarbeider er engasjert i irriterende atferd, er det ikke nok å fortelle adressaten at kollegaen gjør noe irriterende. I stedet, skriv om hvordan den irriterende oppførselen påvirker deg eller arbeidsplassen. Hvis det gjør det vanskelig for deg å fullføre arbeidet ditt i tide, for eksempel, vil det påvirke selskapets samlede produktivitet. Hvis du vurderer problemet og finner ut at medarbeiderens oppførsel ikke påvirker selskapets produktivitet eller generelle helse, kan du faktisk oppdage at klagebrevet er unødvendig, påminner virksomhetsadministrasjonskunnskap Alison Green om amerikanske nyheter og verdensrapport.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingOppgi fakta
Start bokstaven med noe som "Jeg skriver for å informere deg om et problem som påvirker kontorets produktivitet." Dette vil få adressatenes oppmerksomhet. Deretter angi fakta om problemet, gir nok detalj for å gi adressaten en ide om hva som skjer, men ikke så mange detaljer at hun vil bli kvist ned. Også fokusere på "jeg" uttalelser, foreslår kontorkonsulent Marie G. McIntyre, snakker om hvordan problemet påvirker deg, i stedet for å snakke bare om medarbeiderens oppførsel. Hold denne delen til ett eller to avsnitt; En kort beskrivelse av problemet er den beste måten å gå, sier Green.
Be om en oppløsning
I siste avsnitt i brevet, diskutere hva du har gjort for å prøve å fikse problemet. Hvis du har snakket med medarbeideren personlig, for eksempel, nevner det. Deretter be om adressatens hjelp i å fikse problemet. Dette er å foretrekke til en etterspørsel, da det vil virke mindre som tatovering og mer som om du leter etter en samarbeidsløsning. På slutten, skriv brevet hjertelig og ta med en dato på toppen eller bunnen, så det er en endelig oversikt over når du prøvde å løse problemet. I beste tilfelle vil sjefen din eller personalansvarlig ta vare på problemet derfra.
