Mitt firma, Journyx, har eksistert i seksten år nå, og i løpet av den tiden har vi forvitret en av de største økonomiske nedgangene i historien, fremveksten av den samtidig spennende og skremmende sosiale mediesfæren, og store overganger i hvordan programvare er kjøpt og levert. Men vi var ikke alltid så hardt.
I begynnelsen kom vi nesten til absolutt svikt et par ganger.Det hadde ingenting å gjøre med vårt produkt; kunder fant det levert på sin lovede funksjonalitet og deretter noen. Det hadde heller ikke å gjøre med teamet vårt, eller noen uhyggelig intern politikk.
Grunnen til at jeg forteller deg denne tilbake historien er fordi det er en leksjon å bli lært her: Vi hadde ikke en klar visjon om rørledningen og kontantstrømmen. Vi hadde problemer med å forutsi hvor mye penger vi ville ha i banken flere uker i fremtiden. Det var et alvorlig problem, og dessverre en vanlig en. Kanskje du selv har opplevd i din bedrift.
Det er enkelt, spesielt for små bedrifter og oppstart, å fokusere på spenningen her og nå. Framtiden er et abstrakt konsept for bedrifter på bedriftsnivå, til det ikke er det. Du må fokusere på vekst fra begynnelsen. Suksess er ikke en pipedrøm, men paradoksalt nok kan det ødelegge deg hvis du ikke er forberedt på det.
Vi var ikke det første selskapet å møte vekstperioder vi ikke klarte å håndtere, og vi vil ikke være sist. Heldigvis er det enkelt å implementere et system som muliggjør intelligent prognose.
Følgende er fem trinn du kan ta for å sikre at virksomheten din ikke møter de samme problemene:
1. Spor prosjekter individuelt
Sporing av ansatt tid brukt på prosjekter er flott, men du vil høste maksimal nytte når du sporer hvert prosjekt separat. Dette gjør at du kan se hvert prosjekt som et unikt element i selskapets lønnsomhet. Denne innsikt er utrolig verdifull når du tildeler ressurser fordi du vil kjenne parametrene for hvert prosjekt i forhold til den nåværende tilgjengeligheten til selskapet.
2. Overvåk ansatteoppgaver og endringer i produktivitet
I en hvilken som helst organisasjon er fordelene med å vite hva dine ansatte gjør på et gitt punkt åpenbart: du vil at de skal jobbe med oppgaver som egentlig er gunstige for bedriften. Men det er også viktig å vurdere hvilke jobber de er mest effektive på. Implementere et system som gjør at ansatte kan spore tid mot bestemte oppgaver, lar deg se hvor de er mest nyttige. Odds er det de liker å gjøre best. Du trenger ikke å endre ansattes jobbroller hver dag, men vurder en endring når bevisene tyder på at de har slått ferdigheter i et nytt område og kan være mer brukt på andre steder.
3. Bygg en database med tidligere prosjekter
Å ha en backlog av prosjektene dine vil være utrolig verdifullt, selv om det tar litt tid å bygge. Med denne informasjonen kan du bestemme hvor mange personer det normalt tar å fullføre et prosjekt; forbedre nøyaktigheten av budsjettene dine basert på omfang og perfekte tidslinjer basert på generelle prosjektparametere. Selv de minst effektive prosjektene blir verdifulle fordi du kan hente like mye informasjon fra dem. Du vil vite hva som ikke fungerte, hvilke faktorer førte til at du skulle gå over budsjettet, og lære av feilene.
4. Kjenn alltid dine tilgjengelige ressurser
Et kritisk stykke av en hvilken som helst prosjektplan er å skape ditt lag. Denne oppgaven er enklere når du vet nøyaktig hvem som er tilgjengelig (med de ferdighetene du trenger), og hva deres tidsplan vil vare i prosjektets varighet. Hvis du har et automatisert prosjektstyringssystem, er ansattes tidsplaner tydelige, og eventuelle forespørsler om permisjon vil bli notert. Du vil også kjenne de oppgaver som andre ansatte jobber med, slik at du kan unngå å strekke ressurser for tynn eller tildele en person til oppgaver som de ikke passer godt til.
5. Kontinuerlig overvåking av ressursbruk i forhold til budsjett og tidsplan
Hvis du sammenligner tid og ressurser brukt på et prosjekt versus prosentvis fullført, kan du se hvilke prosjekter som absorberer for mange ressurser for å forbli lønnsomme. Dette gjør at du kan omfordele eiendeler til prosjekter etter behov eller til og med drepe prosjekter som er for langt borte for å gi fordel for bedriften din. Det er alltid bedre å avgjøre problemer tidlig, og et dynamisk sporingssystem gir det innsikt. Noen ganger er det best å kutte tapene dine og gå videre; kostnader kan raskt spiral ut av kontroll, noe som fører til at din situasjon forverres.
Selv om det er mulig å holde styr på disse systemene ved hjelp av grunnleggende forretningsprogrammer (vi brukte Excel og QuickBooks tidlig), vil automatiserte programmerbare systemer i stor grad redusere katalogiseringstid og -feil. Uansett hvilken metode du velger å bruke, start ASAP hvis du ikke allerede har det. Vekst bør være en årsak til spenning, ikke bekymring.
1
