Hvis du er som andre småbedriftseiere, har du sannsynligvis brukt en økende tid på nettmøter de siste årene. Men det er vanskelige situasjoner involvert i disse typer møter, i motsetning til det gamle skolemøtet som holdes rundt et konferansetabell eller på klientens kontor, vil du kanskje huske. For å sikre at du er høflig til alle andre møtedeltakere, er det 50 tips for online forretningsmøte etikett.
$config[code] not foundOnline Business Meeting Etiquette Tips
Bare planlegge nødvendige møter
Den første møteregelen, selv online, er at de skal tjene et bestemt formål. Hvis det er noe du bare kan sende inn en rask e-post eller løse på en annen, mindre tidkrevende måte, gjør ikke laget ditt tilbringe tiden sin i et helt møte.
Inviter viktige personer
På samme måte bør møtet bare omfatte de som faktisk er avgjørende for samtalen. Hvis du inviterer noen som informasjonen ikke er relevant for, vil du bare kaste bort tiden din.
Ikke invitere uanmeldte gjester
Du bør også gjøre det klart for alle å delta som alle er på gjestelisten. Du vil ikke at noen skal bli overrasket når møtet kommer i gang.
Spør folk om planlegging
For nettmøter kan det også være lurt å spørre viktige deltakere om tider som fungerer for dem i stedet for bare å planlegge det og deretter invitere folk.
Send en offisiell invitasjon
Når du har valgt en tid og dato, kan du sende en offisiell invitasjon til et program som Google Kalender, slik at folk har en enkel måte å reservere den bestemte tiden på.
Bekreft hvis nødvendig
Hvis du har planlagt et møte i god tid, kan du også raskt bekrefte med folkene du møter med om dagen før bare for å være sikker.
Send ut en bestemt agenda
Før møtet, minst noen dager til en uke før om mulig, send ut en agenda til alle deltakere som beskriver hva møtet vil dekke.
Tilbyr en angitt tidsplan
Du bør også inkludere tider på agendaen din slik at deltakerne vil kunne planlegge resten av dagen.
La folk vite hva som kan forventes
Hvis du trenger at folk skal ha dokumenter eller annet materiale tilgjengelig under møtet, må møtet, enten det er et viktig dokument eller noen kundekontaktinformasjon, gjøre det klart på forhånd.
Pass på at alle kan få tilgang til konferanserom på Internett
Hvis du holder et virtuelt møte, er det en god ide å sjekke inn med alle på forhånd for å sikre at de har tilgang til programmet du har tenkt å bruke. Gi dem beskjed med god tid hvis de trenger å laste ned en app for å delta på møtet ditt.
Ta en prøve på forhånd
Det er også en god ide at du skal teste ditt eget møteapp eller program på forhånd for å sørge for at møtet vil gå greit.
Har et passende brukernavn og bilde
Hvis du bruker et program som Skype for møter, må du passe på at brukernavnet og bildet ditt passer for profesjonelle møter.
Bekreft tidssoner
Med virtuelle møter må du også være klar over tidszonen når du planlegger. Ikke bare anta at nye kontakter er i tidszonen din.
Vis opp på tid
Enten du driver møtet eller bare går som gjest, må du dukke opp på tid. Realistisk bør du være litt tidlig bare for å være trygg.
Ring hvis du har en konflikt
Hvis du har en nødsituasjon eller konflikt som vil få deg til å savne et møte eller være forsinket, må du la verten eller deltagerne få vite så snart som mulig. Hvis konflikten oppstår på dagen for møtet, betyr det sannsynligvis at du må ringe personen slik at du kan være sikker på at de får meldingen.
Vent til alle skal komme
Når du har ringt inn eller inn i ditt online konferanserom, velkommen folk som de kommer opp, men vent på at alle du kjenner deltar før du virkelig dykker inn.
Velg en rolig beliggenhet
Selv om du kan ha online møter fra utgangspunktet hvor som helst, er det best å velge et sted stille der det ikke vil være mye distraksjoner eller støy.
Etablere volumer med en gang
Når alle opptrer i en Internett-konferanse, må alle si hallo til å teste volumet, slik at du kan gjøre justeringer med en gang om nødvendig.
Kjole på riktig måte
Hvis du deltar i en videokonferanse, må du vurdere utseendet ditt. Det kan ikke være så viktig som det er for personlig møter. Men du må fortsatt se profesjonell.
Lag introduksjoner
Hvis du har invitert folk som kanskje ikke kjenner hverandre til et nettmøte, må du sørge for å introdusere dem personlig eller gi dem muligheten til å introdusere seg selv ved starten av møtet.
Husk navn
Enten du møter noen for første gang eller syvende gang, kan du huske navn og faktisk bruke dem når du hilser folk.
Hold deg på emnet
Under møtet kan du gå av på sidekonferanser fra tid til annen. Men sørg for at du alltid fører samtalen tilbake til hovedformålet og hold øye med klokken slik at du kan være høflig av alles tid.
Snakk høyt
Når du snakker under et møte, sørg for å si og tal høyt nok for alle å høre deg.
Ikke forstyrr andre
Og når andre snakker, la dem alltid være ferdig før du gir en egen tanke.
Unngå å snakke med en gang
Når et spørsmål stilles til hele gruppen, kan du unngå vanskelige avbrudd ved å vente et sekund for å snakke opp. Hvis andre gjør det med en gang, så vent på tur. Hvis ingen snakker, er du god til å gå.
Spør før du deler lange tanker
Hvis du har lang tanker eller ideer om å dele, spør om det er greit å gjøre det på forhånd, dersom du kjører kort tid. Du kan alltid rulle den opp i en epost senere eller dele i et annet møte.
Stopp når du ikke snakker
For å unngå at bakgrunnslyder blir en distraksjon for andre, må du bare dempe når du ikke snakker i god tid.
Lytte nøye
Også mens andre snakker, sørg for at du faktisk lytter. Du vil ikke gå glipp av noe og deretter ta opp det i et spørsmål senere.
Vis at du lytter
Du bør også faktisk vise folk som du lytter når de snakker, hvis du er på en videokonferanse. Ikke bare begrave hodet i notatene dine. Se på dem og praktiser aktivt lytting.
Bruk pleie med humor
Hvis du føler at du trenger å bruke humor under møter, må du bare sørge for at det passer for publikum. Dette er mye lettere når du bare snakker for å lukke medarbeiderne. Men bruk mer forsiktighet når du møter klienter eller personer du ikke kjenner godt til.
Gi kopier av viktige dokumenter
Hvis du refererer til viktige dokumenter under møtet, send disse elementene til møtedeltakere før eller under, slik at de kan få dem til referanse.
Vær forberedt på presentasjonsmaterialer
Og hvis du trenger noe utstyr for å lage en presentasjon, må du sørge for at alt er i orden, slik at du ikke kaster bort tid på å prøve å få det til jobb.
Kjenn din målgruppe
Når du forbereder presentasjonen eller andre agendaelementer, er det også viktig at du vurderer publikum og imøtekomme dine meldinger spesielt til dem. Ikke kast bort folkets tid med steder som ikke er relevante. Og bruk ikke en tone eller et emne som ikke sannsynligvis vil appellere til de nøyaktige personene du møter.
Sett telefonen bort
Du bør også holde telefonen tydelig under møter, slik at den ikke avbryter.
Unngå åndsvaner
Det er naturlig i noen tilfeller at møtedeltakere praktiserer nervøse vaner som å klikke på penner eller smakkes tyggegummi. Men gjør en bevisst innsats for å unngå dem under profesjonelle møter.
Ikke spis mens du snakker
Du bør også unngå å spise under nettmøter. Så ha en matbit på forhånd.Og bare nippe vann når det er noen andres tur til å snakke om nødvendig.
Ha en angitt tid for spørsmål
Det er også en god ide å ha et bestemt tidspunkt for folk å stille spørsmål hvis du er den som leder møtet. Og hvis du er til stede, sørg for at du finner den muligheten på agendaen, slik at du vet når du skal ta opp noen poeng.
Ikke dominer spørsmålene
Når det spørsmålsseksjonen kommer rundt, kan du stille ett eller to spørsmål. Men dominere ikke samtalen. Gi også andre muligheter.
Tilbyr kreditt for ideer
Hvis du tar opp noe under et møte som ikke var ideen din, bør du sørge for at du gir kreditt til opphavsmannen. Hvis du ikke gjør det, vil folk bare anta at det var ideen din.
Diskuter personlige saker etter møtet
Hvis noe kommer opp under et gruppemøte som egentlig bare er relevant for deg og en annen person, ta tid å diskutere det senere i stedet for å ta opp alle andres tid.
Ikke ring folk ut
Du kan også noen ganger komme over situasjoner der et medlem av teamet ditt gjør en feil som påvirker møtet ditt negativt. Men ikke bruk møtetid for å fortelle dem. Ring et privat møte med den personen etterpå for å diskutere om nødvendig.
Hold det kul
Og uansett hvem du har å gjøre med, ikke miste temperamentet ditt under et møte.
Gi pause for lange møter
Hvis du er vert for et møte som skal være noen timer eller mer, inkluderer planlagte pauser i agendaen din slik at folk kan ta tak i noe å spise, sjekke telefonene og bruke på badet.
Slutt på tid
Gjennom hele møtet, hold øye med klokken, så du kan være sikker på å avslutte møtet når du sa at du ville.
Gi folk muligheten til å forlate
Hvis du ved en tilfeldighet ikke fikk mulighet til å diskutere alt du ville ha i den tildelte tiden, kan du spørre folk om de vil bli og avslutte møtet. Men gi folk sjansen til å gå på tid hvis de har tidligere forpliktelser.
Takk alle for å delta
Hvis du ringte møtet, sørg også for at du også sier takk til alle som deltok før de dro.
Vær kjent med andre språk og kulturer
I noen tilfeller kan du også finne deg selv å møte mennesker fra forskjellige bakgrunner og kulturer. Så vær oppmerksom på deres språk og skikker etter beste evne før du møter.
Oppfølging med notater
Etter møtet er det en god ide å dele noen notater eller påminnelser med folk via e-post. Eller hvis du ikke har noe spesifikt å følge opp, send en rask takknemme.
Unngå å dele møteinformasjon med andre
Når det gjelder møter, bør de diskuterte punktene være innenfor gruppen av deltakere, med mindre du har klart forklart annet. Så ikke dele detaljer med andre som ikke var til stede.
Fullfør eventuelle handlinger
Og hvis du frivillig til å fullføre noen oppgaver etter møtet, må du følge opp på disse elementene omgående.
Videokonferanse Foto via Shutterstock
Mer i: Populære artikler Kommentar ▼
