Som småbedriftseier holder du allerede nære spor av bedriftens ressurser, inkludert kapital, ansatte og fasiliteter. Men hva med ansatte? Tiden er vanskelig å kvantifisere og spore, og som sådan behandler mange småbedriftseiere feilaktig tid som om det var en ubegrenset ressurs. Dette kan imidlertid ikke være lenger fra sannheten.
En nylig studie fra McKinsey viste at bare 9% av lederne var "veldig fornøyd" med hvordan arbeidstakernes tid var for tiden tildelt. I tillegg sa nesten halvparten av ledere at deres nåværende tidsfordeling ikke var i tråd med selskapets mål. Og den gjennomsnittlige kontorarbeider kan fortelle deg at alt for mye selskapstid tilbys på trivielle oppgaver, for eksempel å svare på e-post og delta i uønskede møter.
$config[code] not foundEffektiv tidsstyring er avgjørende for produktiviteten og lønnsomheten i virksomheten din. Så hvordan kan bedrifter forbedre tidsstyringen? Det er ikke så enkelt som bare å fortelle ansatte å bruke tiden sin mer effektivt. I stedet må ledelsesteamet bygge opp en bedriftskultur som aktivt støtter effektiv tidsstyring over hele organisasjonen.
En kultur som støtter effektiv styring av tid
Ansattes personvern
Multitasking er et stort buzzword i næringslivet. Ansatte forventes å kunne juggle flere oppgaver samtidig. Så ledere fyller arbeidstiden med ulike prosjekter, møter og bedriftsaktiviteter.
Imidlertid viser studier i stadig større grad at multitasking er ineffektiv. Faktisk viste Stanford forskere at multitaskers har dårlig organisasjonsfaglighet, er lett distrahert og mangler ofte fokus.
Hvis multitasking ikke er nøkkelen til effektiv tidsstyring, så hva er det?
Svaret er flyt. Som definert av forfatter og psykolog Mihaly Csikszentmihalyi, skjer flyt når du angir en tilstand av intens og enkel konsentrasjon på oppgaven ved hånden. Det blir ofte referert til som "å være i sonen", og ansatte er langt mer produktive mens de er i denne tilstanden enn noen annen gang.
For å forbedre produktiviteten, bør arbeidsgivere gjøre alt de kan for å holde ansatte i flytmodus. Dette betyr å fremme et bedriftsmiljø av stillhet og privatliv. Når det er mulig, bør ledere unngå å belaste sine ansatte med flere oppgaver eller distrahere dem med unødvendige e-post og telefonsamtaler.
Mange ansatte har også nytte av å ha private kontorer, i stedet for å jobbe i støyende båsgårder.
Færre, mer effektive møter
En av de største støvene til effektiv tidsstyring er bedriftsmøtet. Gjennomsnittsmøtet tar opp verdifull tid og forstyrrer ansattes strømningsmodus, samtidig som det genererer svært lite i vei for meningsfylte resultater.
Ifølge en Microsoft-undersøkelse er ineffektive møter blant de øverste tiden i den gjennomsnittlige arbeidsugen. I tillegg tilbringer ansatte nesten seks timer hver uke i møter, og 69% av de ansatte føler at disse møtene er uproduktive.
For bedre å administrere selskapstid bør ledere bare planlegge møter som er absolutt nødvendige. Møter bør ha et bestemt formål: Å ta en beslutning eller løse et problem. Det bør være en detaljert dagsorden for problemstillinger som skal diskuteres og i hvilken rekkefølge, og hvor mye tid som er tildelt hver.
Hvis et møte bare er utformet for å formidle informasjon, bør du vurdere å sende en e-post i stedet. Mange møter kan også gjøres valgfritt, så hvis en ansatt er i den kritiske strømningsmodus, kan han eller hun velge bort avbrudd.
Tidsporing
Hver leder vet at for at et selskap skal kunne bevege seg fremover, må det være et klart definert sett med mål og mål for fremtiden. Men bare å legge ut disse målene er ikke nok. Altfor ofte blir ledere og deres ansatte i daglige oppgaver og finner aldri tid til å fremme langsiktige mål. Det er her integrert elektronisk tidsporing kommer inn.
Effektive elektroniske tidsporingssystemer bør ta vare på kostnader så vel som tid brukt for hver enkelt ansatt og prosjekt, og deretter integrere denne informasjonen i en helhetlig oversikt over tidsfordeling av bedriften. På den måten kan du avgjøre om bedriftens nåværende tidsfordeling stemmer overens med bedriftens mål. Som med enhver ressurs vil riktig tildeling av tid redusere avfall og legge til rette for selskapets vekst.
Peter Druckers, den legendariske managementkonsulenten, sa en gang:
Tiden er den knappeste ressursen, og med mindre det lykkes, kan ingenting annet styres.
I næringslivet er tiden dyrebar. Det er i alle arbeidsgiveres interesse å fremme en bedriftskultur som måler, styrer og verdsetter det.
Unproductive Meeting Photo via Shutterstock
11 kommentarer ▼
