"Vi trenger å snakke om prosjektbudsjettet …"
$config[code] not foundIngen frase kan slå frykt i hjertet av junior og senior management like som en presserende e-post for å diskutere budsjettet.
Hvis du er prosjektleder, vet du altfor godt hvor vanskelig det kan være å holde prosjekter i tide og på budsjett. Mellom å forandre prosjektets omfang, urealistiske klient krav og uventede tilbakeslag, kan man styre et prosjekt ofte som herding katter.
Hvis du finner at laget ditt rutinemessig går over budsjett (selv om det opprinnelige budsjettet virket helt innenfor ballparken), kan problemet ikke ligge med teamet ditt, ditt lederskap eller din klient, men med verktøyene du bruker. Ja, jeg snakker om den dyre (og forvirrende) prosjektledelsesplattformen du bruker.
Å velge feil verktøy for prosjektledelse på nettet, kan sette opp virksomheten din for mange problemer. Det er en av de vanligste måtene at bedrifter kan ende opp med å kaste bort alvorlige penger uten å innse det. Kjører du for å velge riktig prosjektstyringsprogramvare eller ikke sikker på om din nåværende plattform passer riktig for lagets behov?
Se opp for følgende røde flagg:
Rødt flagg nr. 1
Prosjektplanlegging og ad hoc-arbeid bruker ikke samme plattform.
Prosjektledere bruker 90 prosent av sin tid til å kommunisere. Skal ikke prosjektstyringsprogramvaren gjøre denne prosessen enklere?
Når du velger et prosjektstyringssystem, velger du en plattform som gjør det enkelt å spore alle aspekter av prosjektene dine fra et enkelt system. På denne måten når ad hoc-oppgaver dukker opp, kan du legge til disse oppgavene i samme prosjektplattform, noe som gjør det enklere å spore hvert lagmedlems arbeidsbelastning og tilgjengelighet.
Enkelt å identifisere hvilke medlemmer som har mer tid i deres tidsplan, og som er overforpliktet til å skifte arbeidsbelastning som prioriteringer og tilgjengelighetsendring.
Rødt flagg nr. 2
Det er ingen standardisert ombordstigning.
Når du administrerer et virtuelt team, er det første trinnet for suksess å standardisere onboarding-prosessen.
Få alle på samme side fra begynnelsen med en grunnleggende veiledning for bruk av den nye plattformen. Still forventninger til tilgjengelighet med en kommunikasjonsveiledning og kontaktinformasjon.
De beste prosjektledelsesplatformene inkluderer virtuelle chatverktøy og interne meldingsprogrammer. Ved å bruke det samme chatverktøyet som følger med prosjektstyringsprogramvaren, kan du umiddelbart tilpasse oppgaveoppgaver, legge til notater til forskjellige jobber eller skifte tidsfrister uten å forlate programmet.
Rødt flagg nr. 3
Du bruker en tjeneste for prosjektledelse og en annen for fildeling av sky.
Ja, DropBox og Google Dokumenter er flotte, men jeg finner at når jeg administrerer et stort prosjekt, er det mye lettere å beholde alle filene på samme sted som oppgavelistene og skjermdags / samarbeidsmøter.
Jeg har laget mitt med et versjonsnummer i hvert filnavn og initialene til den siste personen for å gjøre noen endringer i filen. På denne måten, hvis det er et spørsmål om innholdet eller det som ble endret, vet jeg umiddelbart hvem du skal kontakte. Dette bidrar til å holde filer fra å bli begravet i en e-postkjede og redigeringer fra å bli duplisert.
Uansett filnavnetekonvensjonen du velger, sett et system på plass fra dag ett for å administrere og spore filer og holde dem alle på ett sted.
Rødt flagg nr. 4
Det er ikke plass til samarbeidsdiskusjoner eller virtuelle møter.
Det er mer å prosjektstyringsprogramvare enn bare å spore oppgaver og lagre filer.
Når du kjører et virtuelt team, kan vanlige møter være en utfordring. Når det er sagt, uten klar kommunikasjon, kan hele prosjektet falle fra hverandre. Velg en dag og tid (som mandager klokken 10 og torsdag klokken 2) for å få en ukentlig prosjektstatus innsjekkingsøkt.
Vær hensynsfull med gruppemedlemmer som bor i forskjellige tidssoner; Middagsmøter er generelt enkleste for alle å "delta". Å ha en bestemt dag og tid konsekvent planlagt på forhånd holder alle på samme side og prosjektet beveger seg fremover.
Rødt flagg nr. 5
Massevis av klokkene og fløyter, men ikke nok kjernefunksjonalitet.
Når du velger en prosjektledelsesplattform, er det fristende å velge den med de fineste funksjonene.
Pass på at kjernefunksjonaliteten støtter disse bjellene og plystre. Enten det er full integrasjon med Gmail og DropBox, en-klikk-omforming fra e-post til prosjektoppgave, eller direktemeldinger i et delt arbeidsområde, velg funksjonene som passer for ditt virtuelle team.
Wrike, Zoho Projects og Clarizen er tre populære nettbaserte muligheter for prosjektsamarbeid som tilbyr lignende funksjoner. Før du forplikter deg til en enkelt plattform, ta dem for en prøvekjøring for å finne ut hvilken som passer best for dine behov.
Bunnlinjen
Avsluttede prosjekter materialiseres ikke gjennom ren viljestyrke. Å bruke for mye penger på dyre prosjektledelsesplattformer som ikke får jobben, gjør ikke bare din bedrift bunnlinjen, men reduserer også produktiviteten og drar ut tidsfrister.
Kom tilbake på sporet med en prosjektledelsesplattform som sporer oppgaver, oversikter, lagrer filer, gir en fullstendig oversikt over medarbeiderne, og gir enkle virtuelle møter / direktemeldinger alt fra samme sted.
Bandaged Wound Photo via Shutterstock
