Å planlegge en hendelse er en prosess som kan være både utfordrende og tidkrevende, men er en svært effektiv måte for bedrifter å markedsføre sine varer og tjenester. Noen utfordringer er å velge et spillested, administrere invitasjoner, organisere svar og spore betalinger.
Ta en titt på følgende tips for å hjelpe deg med å overvinne disse utfordringene og forvandle hendelsesvisjonen til en eksepsjonell virkelighet:
Plan for suksess
Vurder publikum når du planlegger en hendelse. "Når" og "Hvor" er viktige hensyn for å maksimere oppmøte. For hvert arrangement bør du sette to mål: hva du håper å oppnå, og hva du håper deltakerne dine vil oppnå. Disse planleggingstipsene vil bidra til å fokusere innsatsen, kommunisere effektivt og gi en meningsfylt opplevelse for alle involverte.
Invitasjoner - Gjør det personlig
Det er en veldig god sjanse for at kundens første inntrykk av arrangementet ditt kommer fra din e-post invitasjon, så invitasjonen din må være engasjerende. Invitasjonen din skal se profesjonell og formidle grunnleggende informasjon om hendelsen. Her er noen tips for å sende gode online invitasjoner:
- Det er viktig å segmentere listen din. Du vil invitere folkene som er mest interessert.
- Tilpass det (inkludere inviterte navn).
- Merk invitasjonen med firmaets logo og farger. Kundene dine bør vite at det kommer fra deg uten å se et enkelt ord.
- Ta med formålet med og fordelene med å delta på arrangementet ditt.
- Gi klare detaljer om hvor, når og kostnader knyttet til arrangementet, samt kontaktinformasjon.
- Ta med et kart, om mulig, og veibeskrivelser.
Fremme proaktivt
Invitasjoner er kanskje ikke nok til å garantere et pakket hus. Det er noen ekstra skritt som kan bidra til å øke bevisstheten, oppmuntre tilstedeværelse og fylle plasser på arrangementet ditt. Forslag inkluderer:
- Et arrangementsspesifikt nettsted. Dette er et flott sted å liste alle detaljer om arrangementet: Den generelle beskrivelsen, hensikten, avgifter, aktiviteter, lenker til andre nettsteder, spesielle gjester og tilleggsressurser.
- Som den opprinnelige invitasjonen, sørg for at alle kampanjer inkluderer ditt merke, firmalogo og farger.
- Hvis arrangementet er åpent for publikum, bør du vurdere å markedsføre arrangementet ditt på sosiale nettverk. Min erfaring er at sosialt nettverk er komplementært til salgsfremmende verktøy som e-postinvitasjoner. Jeg finner at jeg kan øke oppmøtet med minst 10% eller mer ved å inkorporere sosiale nettverk i blandingen.
- Husk å sende en påminnelse i dagene frem til arrangementet.
- Inkluder en hendelseskalender for å fremme fremtidige hendelser.
- Ta mer enn standard informasjon til bruk i fremtidig markedsføringsarbeid.
- Hvis det er gebyrer for arrangementet ditt, samle du disse under registrering. Innsamling av avgifter elektronisk unngår sikkerhetsrisikoen ved å administrere og lagre kredittkortnumre på din egen datamaskin. Og hvis du kan få registranter til å betale på tidspunktet for registreringen, får du et fast forpliktelse fra de individer at de skal delta på arrangementet.
- Hvis du samler avgifter, må du alltid inkludere en tilbakebetalingspolicy.
Utnytte de riktige verktøyene
Små bedrifter bør verdsette sitt merke og streve for profesjonalitet når de kommuniserer med sine kunder og potensielle kunder. Et verktøy designet for profesjonell bruk, gir den beste løsningen for å møte disse kravene. Som med e-postmarkedsføring og online-undersøkelse, er det elektroniske verktøy tilgjengelig for å hjelpe deg med å planlegge, spore og administrere hendelsen.
Gjør det grei
Det er alltid mulighet til å forbedre hendelsen etter det faktum. Post-event aktiviteter kan avsløre nyttig informasjon om hva som fungerte og hvordan du kan forbedre din neste hendelse.
- Følg de som deltok, vs. de som ikke gjorde det.
- Send en rettidig oppfølgingskommunikasjon for å inkludere høydepunkter av arrangementet, bildene og det samlede sammendraget.
- Gjennomfør en post-event-undersøkelse av deltakere for å fange opplevelsen deres på arrangementet.
- Spør om områder for forbedring i ditt neste arrangement.
Fra en begivenhetsplanlegging til analyse etter en hendelse, vil en vellykket hendelse ha stor nytte av å bruke den rette nettbaserte løsningen. Ved å følge disse forslagene kan du være mer produktiv på kort tid, se profesjonell og gi en tilfredsstillende hendelseopplevelse for deltakerne dine.
15 kommentarer ▼
