Hvis det var et enkelt ord for å beskrive hvordan små og mellomstore bedrifter har endret seg i løpet av det siste tiåret, ville ordet trolig være "teknologi".
På relativt kort tid har teknologien gitt små bedrifter til å:
- Gå fra hovedsakelig lokale bedrifter, for å få tak i globale markeder.
- Operere med eksterne og distribuerte arbeidstakere, og redusere kontorets overhead.
- Oppnå mer gjennomstrømning med automatisering.
- Betjene kunder bedre gjennom teknologi.
- Nivå spillefeltet når det gjelder å konkurrere med større enheter.
- Untether eiere og ansatte fra våre bord, integrere arbeid og liv bedre.
Hvordan stakk din bedrift opp mot dagens 21. århundre småbedrift? Ta en titt i dagens småbedrift og beste praksis for å se hvordan du sammenligner. Dagens små bedrifter følger disse fem beste praksisene:
Beste praksis 1: Del filer i skyen
Ikke lenger, må de viktigste filene dine, om dokumenter, bilder eller video, lagres på harddisken eller på en server på stedet. Eller (skrekk) i arkivskap.
La oss bare ta et scenario. Tenk deg å lage en kundepresentasjon. Tidligere måtte du laste ned presentasjonen og ta den med deg. Hvis du glemte eller du trengte endringer i siste øyeblikk, måtte en assistent muligens sende filen til deg på veien. Tidligere har jeg kastet bort mer tid bare å forsøke å koordinere presentasjoner mens du reiser, enn jeg pleier å huske.
I dag er det så mye lettere. Det handler bare om å trekke filer fra skyen, enten du er på en konferanse eller på klientens hovedkvarter i en fjern by.
Deling av filer i skyen er imidlertid mer enn praktisk når du reiser. Dagens små bedrifter driver virtuelle kontorer ved hjelp av skyverktøy for å muliggjøre samarbeid med partnere og ansatte over hele landet og over hele verden.
Og du trenger aldri å bekymre deg for maskinvarefeil som forårsaker en katastrofe hvis du har lagret alle filer og data i skyen. Vært der, gjort det - og tilbringe timer med å prøve å gjenopprette tapte filer er aldri pen.
Det finnes en rekke verktøy for å hjelpe i dag. For eksempel kan Microsoft OneDrive synkronisere og lagre filer, slik at de kan nås fra hvilken som helst nettleser eller mobilenhet. Enda bedre, du kan sette opp datamaskiner for å lagre alt til OneDrive som standard slik at du og dine ansatte aldri må manuelt overføre noe til skyen.
Det betyr at du kan dele og samarbeide fra hvor som helst. Office 365 lar deg bygge virtuelle nettverk på opptil 300 brukere som kan dele filer via webversjoner av Outlook, Word, Excel og PowerPoint.
Hvis bedriften din trenger å vokse raskt, kan du skalere billigt gjennom SharePoint på Microsoft Azure.
Best Practice 2: Forsterke makten til samarbeidet gjennom samarbeid
Teknologien har også gjort det mulig for arbeidere å samarbeide fra hvor som helst. Et virkelig virtuelt kontor har dukket opp, en hvis ansatte trenger ikke lenger å være i samme by eller til og med på samme kontinent.
Det er mange tekniske verktøy som kan tillate deg, dine partnere og medarbeidere å medforfattere i Word, PowerPoint og OneNote, for eksempel.
Skype for Business lar deg få innspill og holde møter via direktemeldinger, skjerm del, snakk eller videochatt. Her ved Small Business Trends bygger hele vårt team på Skype for å samarbeide. For eksempel holder vi våre Executive Team-møter via Skype mens du ser på møteresultater på delte skyvedokumenter. I tillegg bruker vi Skype til å holde kontakten med frilansere og partnere, fordi det er så allestedsnærværende, nesten alle vi møter, har en Skype-ID.
Har dokumenter med litt informasjon du trenger å dele og litt informasjon du ikke vil dele? Microsoft GigJam gir et gjennombruddssystem for å dele riktig informasjon med de rette menneskene i sanntid.
Best Practice 3: Gjør sikkerhetskjerne til operasjoner
I en alder av internett er datasikkerhet like viktig som fysisk sikkerhet for kontorer.
En rekke verktøy finnes for å holde bedriftens data trygge i en verden av skadelig programvare, phishing, omdirigeringsordninger for vertsfilmer og mer. Det viktigste som den moderne småbedriften gjør er å integrere sikkerheten så dypt inn i den daglige driften, at du og dine arbeidere ikke behandler det som en spesiell begivenhet. Datasikkerhet er rett og slett på alle nivåer, hele tiden.
Databeskyttelse er innebygd med Enterprise Data Protection og Office 365 Mobile Device Management for alle enheter - selv for "bringe din egen enhet" situasjoner.
Du kan sikkert få tilgang til innhold hvor som helst med multifaktorautentisering for når du er borte fra bedriftsnettverket. Sikkerhetsoppdateringer for Office 365 leveres månedlig for å sikre at du kan holde dataene dine trygge.
Å, og ikke glem den gratis Windows Defender-antivirusbeskyttelsen som er integrert i Windows 10, og Windows Hello-ansiktsskanning-påloggingsbeskyttelse for hver arbeidstaker.
Best Practice 4: Utnytt kraften i AI
Teknologi har sluttet seg til næringslivet som mer enn et verktøy. I dag opererer teknologi i form av kunstig intelligens nesten som en menneskelig arbeidstaker.
Virtuell hjelp kan aktiveres fra en stasjonær eller mobil enhet og gir viktig informasjon i brøkdel av tiden det kan ta for å gjøre undersøkelsen selv eller overdra den til en medarbeider.
Cortana kan for eksempel administrere kalenderen din og gi deg påminnelser om avtale, spore pakker, lag, interesser og flyreiser. Cortana kan sende e-post og tekster, opprette og administrere lister og åpne en app i systemet ditt.
En annen iterasjon av denne smarte teknologien - bots - kan svare kundens enkle spørsmål og gi informasjon som er viktig for å gi bedre kundeservice.
Gjennom Microsoft Bot Framework kan du bygge dine egne roboter for å kommunisere med systembrukere og kunder gjennom teksting, Skype, nettstedet ditt eller Office 365-posten.
Best Practice 5: Work On-the-Go eller eksternt
Arbeiding eksternt gir mange fordeler.
Det er mindre tid bortkastet pendling og mindre stress. I tillegg er ansatte som jobber hjemmefra ofte lykkeligere, bedre knyttet til jobben sin, og mer produktive når de får valget.
Teknologi gjør det enkelt å holde kontakten.
For eksempel fungerer hele mitt firma nesten. Alle i Small Business Trends jobber fra hans eller hennes hjemmekontor. Uten delte filer, samarbeidsverktøy og en rekke mobile enheter - vi ville ikke kunne operere.
Det er også harde forretningsfordeler. Ved å utnytte teknologien til å operere, har jeg i det hele tatt vært i stand til å maksimere lønnsomheten og selvfonden vår vekst, fordi overhead er lav.
Dessuten gjør våre arbeidere jobber i våre liv - ikke omvendt. Vi er ikke knyttet til vårt skrivebord. Hvis vi trenger tilgang til en fil, kan vi ringe den opp på våre mobile enheter, uansett hvor vi tilfeldigvis er. Vi er frie til å reise eller bare løve ærend for å holde kroppen og sjelen sammen.
Forhåpentligvis har jeg gitt deg en smak for det moderne SMB, inkludert fem beste praksis. Det som er viktig å innse, er at Microsoft kan være din partner for å omdanne virksomheten til det moderne SMB og fullt ut vedta disse beste praksiser. Derfor er jeg glad for å være en Microsoft Small Business Ambassador, fordi jeg har brukt kraften i teknologi til å drive virksomheten min i dagens verden på en kostnadseffektiv og effektiv måte. Og Microsoft har vært kjerne for å muliggjøre det.
På tidspunktet for denne skrivelsen deltar Anita Campbell i Microsoft Small Business Ambassador-programmet.
Modern Business Person Photo via Shutterstock
Mer i: Sponset 1
