Du har nettopp landet en ny klient. Du ser ut til å komme godt sammen med dem. Du har hatt glede av å jobbe med de tidlige prosjektene de har sendt deg. Kort sagt, det ser lovende ut. Det er før det er på tide å fakturere kunden din.
Fakturering er en kjedelig, formell-ish og frustrerende oppgave som er helt avgjørende. Tross alt, hvis uten fakturaer, blir du ikke betalt. Og når ikke blir betalt, går bedriften din under.
$config[code] not foundEnda verre? Hvordan kan du be om betaling uten å komme over som for kald eller påtrengende? Dette gjelder spesielt når du fakturerer en ny klient som ikke er kjent med dine faktureringsvaner og personlighet.
Slik fakturerer du klienter
Du kan starte med å følge disse 10 faktureringstipsene som ikke bare garanterer raskere betalinger, men vil også unngå å pissere den nye klienten.
1. Hold det enkelt når du fakturerer dine kunder
Mens du vil vises så profesjonell som mulig, er det ikke nødvendig å gjøre fakturering mer komplisert enn den allerede er.
For eksempel, siden de fleste ikke er kjent med betalingsjargong, for eksempel "netto 30" eller "på grunn av kvittering", bruker du enkelt språk som kommer rett til poenget. I stedet bruker "netto 30" "30 dager" eller "på grunn av innen 30 dager." Enkel, forhånd, og det kan ikke misforstås. Det eliminerer forvirring, og gjør ikke klienten føler at du prøver å få dem til å trekke ut onlineordlisten eller trekke ullen over deres øyne.
Bonus TIP: Du kan holde betalingsbetingelsene enkle ved å spørre den nye klienten hva deres faktureringssyklus er slik at du er begge på samme side. For eksempel, hvis det er på den første i måneden, da er det da du skal sende dem din faktura.
2. Inkluder all relevant informasjon
Din faktura skal alltid inneholde følgende informasjon:
- Navnet ditt
- Din skatte-ID
- Din adresse (både din fysiske og e-postadresse)
- Telefonnummeret ditt
- Fakturanummer
- Forbedret oppdeling av tjenester eller produkter gjengitt
- Totale mengden
- Tidsfrist
Inkludert denne informasjonen vil eliminere eventuelle spørsmål eller bekymringer som kunden måtte ha angående fakturaen. Og hvis de har en forespørsel, kan de enkelt kontakte deg siden du har oppgitt all kontaktinformasjon.
3. Tilbyr fleksible betalingsalternativer
Hold kundene dine glade og øke betalingshastigheten ved å gi dem muligheten til å betale fakturaen din med sin foretrukne betalingsmetode.
De fleste faktureringsplattformene tilbyr et bredt spekter av betalingsalternativer når du betaler en faktura, for eksempel kredittkort, elektronisk pengeoverføring (EFT), automatisert clearinghus (ACH) eller kryptokurver som bitcoin.
4. Send automatiserte påminnelser og oppdateringer
Ikke vent til en betaling går forbi på grunn av å komme i kontakt med kundene dine. Ved hjelp av skybasert faktureringsprogramvare kan du sende automatiserte og vennlige betalingspåminnelser og oppdateringer når en faktura nærmer seg forfallsdato.
På denne måten kan klienten stå på toppen av sin konto status uten å bli straffet med en sen avgift. Dette oppfordrer til betaling på tid, det reduserer også oppfølgingen av oppfølging.
Enda bedre, hvis dette skal bli et pågående prosjekt, kan du sette opp gjentagende betalinger med kunden, slik at ingen av dere glemmer fakturaen.
5. Tilpass hver av kundens fakturaer
Personlig kan jeg ikke stå generiske meldinger. De er ikke bare upersonlige, de er utrolig enkle å overse. Hvis jeg føler den måten, så tenk bare på hvordan klienten føles når de åpner den stumme, kalde fakturaen som har liten-til-ingen detaljer.
Ved å sende tilpassede fakturaer som inkluderer kundens navn, kontaktinformasjon, forespurt betalingsinformasjon som bestillingsnummer (PO), arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) og en sammenbrudd av tjenester, får de dem til å føle seg som en VIP siden du tok deg tid til å tilpasse fakturaen.
Men du kan alltid gå et skritt videre og legge til litt mer personalisering ved å inkludere et håndskrevet "takk" notat, eller ta med en lenke til et innhold som kunden kan finne verdifull for sin egen type virksomhet. For eksempel, hvis de nevnte at de er interessert i bitcoin, send dem en innledende artikkel som forklarer denne cryptocurrency.
6. Tilbyr incentiver
Dette er en enkel og effektiv måte å motivere klienten til å betale fakturaen på gang. Dessuten gjør det dem spesielle. Selv om det er en rabatt på bare 2% av det totale beløpet på fakturaen, er det nok til å motivere klienten til å betale.
På toppen av å tilby rabatt, kan du stimulere kundens gjennom:
- Rabatt på fremtidig arbeid.
- Butikkreditt
- Tilbyr et gavekort til en partners produkter eller tjenester.
- Salgsfremmende swag.
7. Gjør dem følte verdsatt
Vi har fremhevet denne strategien flere ganger, men hvis du vil holde kundene dine glade, så få dem til å føle seg verdifulle.
Dette inkluderer alt fra:
- Hvis de nylig hadde en kampanje eller en bursdag, bekreft du det i meldingsdelen av fakturaen.
- Gi dem personlig oppmerksomhet.
- Alltid å si "takk" og "takk" på fakturaene dine.
- Lytte til tilbakemelding eller forslag.
- Nevne dine nåværende tilbud.
8. Ikke overraske kundene dine
Hvis du skjønner at en jobb skal kreve mer tid, innsats eller materialer, må de få beskjed om dette så tidlig som mulig. Enhver endring i stillingsstatus betyr vanligvis at det skal øke prosjektkostnadene. Du vil være tilgjengelig for å diskutere denne endringen umiddelbart med klienten din, slik at de ikke blindsided når de åpner fakturaen.
Vær så detaljert og gjennomsiktig som mulig under denne diskusjonen for å unngå enhver overraskelse. Hvis klienten er i orden med disse endringene, må du sørge for at du får det skriftlig. Noen klienter kan føle seg litt fornærmet ved å sette noe på skrift.
Noen ganger hvis du skriver opp informasjonen og de bare må logge av på det nye estimatet, er det lettere for dere begge. Uansett om du skriver fakturaen opp eller de gjør det, inkluderer du de opprinnelige kostnadene og deretter kostnadene utenfor kostnadene.
9. Vær krystallklar
Forklar alt med klienten på forhånd og vær så detaljert som mulig i dine fakturaer. Hvis du for eksempel ikke inkluderer en forfallsdato eller foretrukket betalingsmåte, kan du ikke forvente at klienten betaler fakturaen så snart de mottar den. Tross alt vet de ikke når betalingen er forventet eller hvordan man betaler den.
Å være krystallklart hindrer misforståelser og holder betalingsprosessen flyter raskt.
10. Aldri miste ditt poise
Hva om du har fulgt rådene som er nevnt ovenfor, men klienten savnet forfallsdagen? Du kommer til å måtte jage den betalingen ned. Men gjør det uten å bli sint eller "snippy."
Inntil du vet omstendighetene, kan det være en enkel forklaring på hvorfor betalingen er forfalt. Var fakturaen ved et uhell feilplassert, eller hadde klienten en familiefeil? Ikke brenn den broen med klienten fordi du automatisk antar at de er en deadbeat.
Igjen, ved hjelp av automatisering, blir kundene påminnet når en betaling nærmer seg og vil da "pinge" klienten til fakturaen er betalt.
Hvis det ikke virker, ta kontakt med klienten ved å ringe eller sende e-post til dem og spørre om noe er galt. Hvis de er en ny klient og ikke svarer, kan de ikke forstå dine måter å gjøre forretninger på. Fortsett ikke hopp til konklusjoner.
Hvis de er klient har du alltid hatt denne typen problemer med - taktikken må kanskje endres. Hvis de skylder deg en stor mengde eller er flere måneder bak, må du kanskje få litt juridisk rådgivning. Noen ganger må du sende fakturaen til samlinger. Men det er en siste grøftarbeid.
Mens jage ned sen betaling er frustrerende, aldri miste poiset ditt. Bruk aldri truende eller aggressivt språk.
Gi kunden muligheten til å forklare seg selv, være fast, direkte og på forhånd om eventuelle gebyrer eller konsekvenser av manglende forfallsdato fra get-go.
Publisert med tillatelse. Original her.
Bilde: Due.com
Mer i: Utgiverkanalinnhold Kommentar ▼
