I forrige måned snakket vi om viktigheten av å ta proaktive skritt for å vurdere bedriftens nivå av katastrofeberedskap. Utvikling av beredskapsplanen for katastrofer er et kritisk første skritt, da å ta proaktive skritt før katastrofeangrep vil bidra til å redusere de økonomiske konsekvensene av en katastrofe ved å hjelpe virksomheten til å gjenåpne seg raskere.
Men hva gjør du når katastrofe faktisk rammer? Hvordan kommuniserer du internt og eksternt under og etter en katastrofe?
$config[code] not foundKommunikasjon er nøkkel
Bedriftseiere som håndterer en krise, overser ofte denne kritiske komponenten av forretnings kontinuitet. Måten virksomheten kommuniserer både under og etter en katastrofe, påvirker direkte hvor godt virksomheten din gjenoppretter.
Her er noen topptips å huske på når bedriften din utvikler en krise kommunikasjonsplan:
- Utvikle og vedlikeholde en nødkontaktliste. Dette bør inneholde hjemme telefonnumre, alternative mobilnumre, personlige e-postadresser og familie kontaktinformasjon. Når du bygger listen, bør du vurdere dine ulike målgrupper, inkludert kunder, ansatte, leverandører og lokalsamfunnet ditt.
- Opprett et telefonoppdragssystem, slik at alle er klar over hvem de trenger for å komme i kontakt med i etterkant av en katastrofe. I en verden som stoler så sterkt på digital kommunikasjon og elektronikk, kan et tradisjonelt telefon- og oppdragssystem som er tydelig angitt på lett tilgjengelige hardt kopier, være svært nyttig under en krise.
- Opprett en formell evakueringsplan og praktiser det med dine ansatte med jevne mellomrom.
- Evaluer tekst- eller e-postvarslingssystemer som kan presse varsler til både ansatte og kunder. Hvis du finner en som fungerer bra for bedriften din, må du kontrollere at systemet testes regelmessig for å sikre at det fungerer riktig.
Kommuniserer klart
Katastrofeberedskapstipsene ovenfor er flotte når det gjelder hvordan man kommuniserer, men meldingene virksomheten kommuniserer, er like viktig. Vildledende informasjon, selv fra eksterne kilder, kan drive spekulasjoner om en bedrift. Det er helt kritisk å fokusere på presis og effektiv kommunikasjon til både publikum og interne målgrupper både under og etter en katastrofe.
Her er to beste praksiser å vurdere:
- Så godt du kan, overvåke hva som er sagt og skrevet om din bedrift under og etter en katastrofe. Dette gjør at du ikke bare kan overvåke, men også delta i samtalen, og det kan også gi innsikt i styrken og svakheten i forretningsstrategien som helhet.
- Utvikle en plan for å arbeide med lokale medier når det er hensiktsmessig. Med riktig planlegging kan mediene betjene virksomheten din i en støtterolle som det arbeider for å gjenoppbygge etter en katastrofe. For å gjøre dette vellykket, vil din virksomhet trenge en utpekt talsperson som har noen grunnleggende medietrening under beltet hans. Alle ansatte skal få opplæringsmateriell som noterer hvilke medarbeiderne som er medieutdannet og fremhever viktige meldingspunkter, slik at alle - media trent eller ikke - vet hvordan de skal kommunisere med konsekvent stemme og melding under en katastrofe.
Proaktiv planlegging og organisert krisekommunikasjon kan gå langt for å hjelpe deg med å komme tilbake til bedriften som vanlig etter en katastrofe. Og selvfølgelig er det alltid en god idé å gjennomføre en formell debrief etter en hendelse for å evaluere leksjonene og bruke dem til å forbedre krise kommunikasjonsplanen fremover.
Tornado Aftermath Photo via Shutterstock
4 kommentarer ▼
