Medarbeider tidsmåling har kommet langt siden dagene da personalet skulle manuelt stampe kort og gi dem inn.
Gjennom undergrunnen av skyteknologi er det nå mulig å spore dine ansattes aktivitet, logg informasjon om tid investert i enkelte prosjekter, og produsere meningsfulle rapporter for å gi deg et klart bilde av hva som skjer i din småbedrift.
Time-tracking programvare er nyttig for alle typer bedrifter, fra små oppstart til store bedrifter. Disse programmene er en stor investering for mange typer bedrifter, enten du er i regnskap og bokføring, bygging, hotell, rengjøringstjenester, rørleggerarbeid og oppvarming, detaljhandel eller annen bransje hvor sporing av teamaktivitet og håndteringskostnader er viktig for bedriften din.
$config[code] not foundTidssporingsprogrammer er nyttige for hele teamet for å spore tid, behandle lønn og håndtere viktige administrative prosesser. En god tidsoppfølgingsapp er skalerbar og kan brukes på forskjellige nivåer (for eksempel felt eller internt ansatte, teamledere, HR, lønn) for å spare tid og penger, og gi tydeligere innsikt i prosjekter. Arbeidsgivere fordeler ved å vite hvordan tiden blir brukt, mens ansatte kan slappe av å vite at de vil bli betalt for hvert minutt de jobber.
Typer tidsporingsprogramvare
Time-tracking programvare kommer i flere former og størrelser. Noen kommer som moduler innen regnskaps- og fakturaprogrammer som FreshBooks, hvor ansatte kan logge timer fra hvor de er og da generere automatisk fakturaer gjennom programvaren.
På samme måte vil omfattende online prosjektledelsesprogramvare ofte inkludere tidsporingsfunksjoner. Mavenlink tilbyr for eksempel tidssporing og godkjenningsstøtte, noe som gjør det mulig for enkel fakturering og aktivitetslogging i et prosjektfokusert miljø.
Hvis du ikke har en tidssporingsmodul innenfor din eksisterende forretningssoftware, er det nok av frittstående tidsovervåkingsprogrammer. Mange av disse har gratis prøveversjoner, så de er ideelle hvis du vil shoppe etter noe som passer ditt budsjett.
Velge den beste tidsporingsprogramvaren
Når du undersøker hvilket program som skal brukes, er det flere funksjoner å se etter. Selvfølgelig må du tenke på hvilke av disse funksjonene som er overskredende til dine krav, men den beste tidsporingsprogramvaren vil tjene mest eller alle av følgende funksjoner:
Tidsporing
Evnen til å overvåke tiden for både timelønn og lønnet ansatte er hovedformålet med en tidssporingsapplikasjon. Hvis du har ansatte i feltet, ser du etter en tjeneste som tilbyr multi-device-klokke inn / ut. Noen løsninger, som Vericlock, gir muligheten til å slå inn via SMS eller SMS, eller via en smarttelefon-app, for eksempel.
Frakoblet støtte er et must hvis du har ansatte som jobber på steder der Internett-tilgang er begrenset eller utilgjengelig. Noen tidsporingsverktøy, inkludert TSheets, tilbyr GPS-funksjoner, slik at du fysisk kan spore hva feltpersonalet dine har opp til.
Mange verktøy vil gi deg muligheten til å sette opp varsler for å minne ansatte om å klokke inn og ut, og en beskyttelsesfunksjon for automatisk å klokke ut de ansatte som ikke er ment å bli klokket inn.
time~~POS=TRUNC
Tidsregistrering er en viktig del av en tidssporingsapplikasjon. Programvare som lar deg dele timesedler etter prosjekt er ideell, fordi det gjør faktureringsprosessen enklere. Når du velger en løsning, vær oppmerksom på godkjenningsprosessene.
Ideelt sett vil du ha en løsning som gjør det mulig for et prosjekt eller en avdelingsleder å raskt og enkelt godkjenne eller avvise et tidsskjema. Timesheets.com er et eksempel på en løsning som lar deg gjøre nettopp dette. Mange applikasjoner sender deg e-postvarsler når et tidsskjema eller utgift er sendt.
Overtidskontroll er et annet aspekt av tidsporingsprogramvare som kan gjøre livet enklere og spare penger. Mange av de beste programmene tilbyr overtid varsler, som kan varsle en leder når en medarbeider klokker over. Dette kan hjelpe deg med å unngå å betale for kostbart overtid i tilfeller der det ikke kan være nødvendig.
Prosjektledelse
Den beste tidsporingsprogramvaren lar deg overvåke prosjektressurser og spore oppgaver, og noen lar deg legge til prosjektnotater til oppgaver slik at alle involverte er på samme side.
Støtte for registrering av fakturerbare og ikke-fakturerbare utgifter og for fakturaskaping er andre nyttige funksjoner som noen tidsporingsverktøy, for eksempel Replicon, inkluderer, og bidrar til å bygge bro over gapet mellom prosjektledelse og lønn.
rapporter
Rapportering er en viktig fordel ved en automatisert tidssporingsprogram. En god programvare som Toggl lar deg generere et bredt utvalg av forskjellige rapporter for å hjelpe en leder med å få innsikt i ting som arbeidstid, utgifter og fakturaer. Rapporter kan generelt tilpasses, slik at brukeren kan definere nøyaktig hvilken informasjon de vil bli inkludert i rapportene. Selv om programvare kan samle alle disse dataene, er det svært viktig at ledere har riktig opplæring for å kunne analysere og tolke dataene på den mest effektive måten.
Pass på at tidsporingsprogrammet du velger inkluderer muligheten til å eksportere eller skrive ut rapporter slik at de deretter deles enkelt med sjefer eller ansatte.
Hjelp og støtte
Selv om det er viktig at du velger en tidsporingsløsning som er pålitelig og enkel å bruke av alle i bedriften, er det også viktig at du undersøker kundeservice av et søknad før du velger en.
De beste skal tilby epost-, telefon- og live chat-støtte, slik at du raskt kan løse problemer med programvaren i integrasjonsfasen og raskt knuse eventuelle problemer som oppstår.
integrasjoner
En viktig faktor å vurdere når du velger et tidssporingsprogram, er å ta hensyn til integrasjonene. Integrasjoner er viktige fordi de tillater deg å synkronisere tidsporingsprogrammet ditt med data fra annen forretningssoftware som du allerede bruker.
Se etter en tidssporingsprogramvare som tilbyr integrasjon med pakkene du bruker til lønn, CRM, regnskap, innholdshåndtering, prosjektledelse og ERP, og du vil kunne spore tidsporingsfunksjonaliteten i disse.
Ta deg tid til å undersøke alle disse faktorene når du velger den beste tidsporingsprogramvaren, og utbetalingen vil bli en økning i produktivitet, bedre lønnskontroll og forbedret faktureringsnøyaktighet. Hva dette betyr i reelle termer, enkelt sagt, er kostnadsbesparelser for småbedrifter.
Factory Time Clock Photo via Shutterstock
15 kommentarer ▼
