Et memorandum eller et notat er et dokument som brukes til å kommunisere i en organisasjon. Denne typen dokument kommuniserer vanligvis problemer eller meldinger til organisasjonsmedlemmer, overtaler andre til å iverksette tiltak, eller ber om tilbakemelding. Notater er nødvendigvis korte og konsise og følger et bestemt format. Nesten alle fagområder bruker notater til å kommunisere; lære å skrive en er ofte viktig for profesjonell suksess.
$config[code] not foundSett ned den generelle ideen om notatet ditt og den tiltenkte målgruppen før du skriver selve dokumentet. Publikums vurdering er svært viktig når du skriver notater. For eksempel, hvis et problem bare involverer en liten gruppe mennesker, må du ikke adressere notatet til hele organisasjonen. Tenk på språket som passer for publikum som helhet. Du vil kanskje kommunisere en melding annerledes enn overordnede enn underordnede.
Fyll ut overskriftsdelen. Alle notater skal ha de samme avsnittene. Først vil "Til" -delen inneholde mottakerens navn. For eksempel vil "Til: John Smith" eller "Til: Smith Co Staff" arbeide i en "Til:" -linje. Under linjen "Til:" fyller du inn en "Fra:" -linje med navnet ditt i den. Rett under "Fra:" -linjen inkluderer en "Dato:" -avdeling med datoen memoet er skrevet. Måneder forkortes ofte; Februar blir "Feb." Til slutt, inkluderer en "Subject:" linje med en bestemt tittel som vil indikere hva notatet handler om.
Skriv meldingen din neste; sikte på ikke mer enn en side. Din første setning bør tydelig angi formålet og konteksten til notatet. Neste, om nødvendig, forklare bakgrunnen for hendelsen, situasjonen eller forholdet til emnet i notatet kort. Følg, forklar nøyaktig hva du vil eller forventer fra de som mottar notatet. Hvis notatet ditt nødvendigvis er lengre enn en side, kan det være lurt å ta med et kort sammendraget avsnitt på slutten av meldingen for klarhetsformål.
Lukk med en høflig slutt. Sørg for å takke mottakerne for deres tid ved å lese notatet og invitere diskusjon eller kommentarer om innholdet i notatet selv.
Ta med en "Vedlagt:" linje etter avslutningen hvis du må legge ved ytterligere dokumenter med notatet. Angi kort tittelen på vedleggene i denne linjen, for eksempel "Vedlagt: Resume".
Se gjennom notatet ditt for å kutte ut all informasjon som er overflødig og forenkle ordsomme setninger. Målet med notatet er korthet.
Sjekk over notatet ditt for stave- og grammatikkproblemer. Notater anses vanligvis for å være profesjonelle dokumenter. Uforsiktige feil og uoppmerksomhet til grammatikk kan reflektere dårlig på forfatteren.
