Hvordan godta minutter i et møte

Å ta minutter i et møte er en effektiv og nyttig måte å merke ned handlingspunkter, avgjørelser og spørsmål som skal løses under et forretningsmøte hvor folk kan være involvert i diskusjon for å ta notater. Normalt er det en utnevnt minutttaker, hvis jobb det er å ta notater under møtet, arrangere dem i et leselig format og utstede dem til deltakerne etter avslutningen av møtet. I formelle møter må det foregående møtes protokoll bli avtalt og akseptert i transkripsjonen av dagens møteminister ved å møte deltakere.

$config[code] not found

Godta minutter

Bestem om et kvorum er tilstede på det nåværende møtet. Et quorum er definert som minimum antall medlemmer som er nødvendige for å godkjenne en bevegelse og ta endelige beslutninger etter foreningens eller gruppens vedtekter. Uten et quorum, kan ikke noe offisielt møte finne sted.

Les eller ha sekretæren til foreningen, styre eller gruppe, les protokollen høyt fra forrige møte, og noter dem som er til stede og alle handlinger som har skjedd.

Diskuter protokollen fra forrige møte, og foreta eventuelle rettelser før godkjenning. Diskusjonen bør være faktisk og vennlig, ikke åpne for gamle debatter eller konflikter.

Ring for bevegelse fra gulvet. Presidenten eller styrets leder, gruppe eller møte ber om et forslag om å akseptere det foregående møtes protokoll som lest eller med diskuterte endringer som nevnt. Bevegelsen kan gjøres av et styremedlem og vil bli utstått av noen andre. De forrige minuttene må aksepteres før dagens møte kan fortsette.

Be alle deltakerne å stemme for å godta protokollen. Dette gjøres gjennom et hånds show, med stemme eller av formannen, og spør hver deltaker individuelt. Noter i minuttene av det nåværende møtet som den forrige er blitt akseptert.

Tar minutter

Hent en kopi av møte dagsorden, for å finne ut hva som skal diskuteres. Dette vil skisse strømmen i minuttene som skal tas. Under Roberts ordrebekreftelse, som en dagsorden, må de foregående møterommene leses og aksepteres før møtet starter.

Sitt ved siden av personen som leder møtet for å få klargjort når møtet skrider frem. Bruk en båndopptaker til å ta opp prosedyrer og bekrefte notater når møtet er over.

Skriv tittelen på minuttene, registrer dato, tid og sted for møtet, samt navnene til hver deltaker på møtet.

Ta notater mens møtet fortsetter, og gjør et notat om hver dagsorden som blir diskutert. Opptak navnene på de som gjør bevegelser, samt om de er vedtatt eller avvist. Skriv ned hvordan denne avgjørelsen ble gjort, enten gjennom en håndsvisning eller annen metode.

Transkribere møte notater så snart som mulig etter slutten av møtet, mens diskusjonene fremdeles er friske.

Bruk malen fra tidligere møter for å skrive opp de nåværende minuttene. Hvis det ikke finnes noen tidligere minutter, opprett en mal, som tydelig angir navnet på møtet, datoen og deltagerne.

Vis klart noen oppløsninger gjort, med full detaljer om hva den oppløsningen er.

Vedlegg eventuelle tilleggsdokumenter presentert under møtet for å inkludere protokollen som vedlegg.