I en resepsjonistposisjon er en person ansvarlig for å kjøre resepsjonen jevnt og effektivt mens han representerer selskapet. Tross alt er den første personen du ser når du går inn i en bedrift som regel resepsjonist. Ved å være en effektiv resepsjonist må en person ha en sterk forståelse av administrative og administrative ferdigheter og mellommenneskelig kommunikasjon.
Kjenn deg rundt en datamaskin. For å kjøre en god resepsjon trenger en person evnen til å navigere en datamaskin godt. Mye å være resepsjonist innebærer å svare på e-post, skrive ut ukentlig dagsorden og distribuere meldinger til ansatte. Noen programmer som er nyttige for mottakere å vite, inkluderer Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks og Access. Å skrive raskt og med nøyaktighet er også et pluss.
$config[code] not foundTakle problemer på hovedet. En stor del av å være en effektiv resepsjonist er å vite hvordan man skal håndtere problemer effektivt og i tide. Raske kritiske tenkning ferdigheter er en nødvendighet, om du trenger å håndtere en papirstopp i skriveren eller sjefen din er sent for et kritisk møte i en annen by.
Kommunisere effektivt med andre. Arbeidsfronten er en ideell beliggenhet for folk som har vennlige, lyse personligheter og sterke mellommenneskelige ferdigheter. Jobben er absolutt ikke for den antisosiale. For å være resepsjonist må du kunne kommunisere tydelig og konsistent med andre mennesker. Det er også viktig å alltid opprettholde en sammensatt, avslappet og profesjonell oppførsel, uansett hvor hektisk eller overveldet du kanskje er.
Bruk telefonen som en proff. I resepsjonen må telefonen være din beste venn. Resepsjonistene bruker en stor del av dagen på telefonen, enten å ta ned meldinger til sjefen, lede innringere til personellets individuelle linjer eller sette opp konferansesamtaler. For å jobbe telefonen riktig må en resepsjonist alltid snakke i en høflig tone, unngå å spise mens du snakker, avstå fra å bruke dårlig språk og vis en ekte bekymring ved å hjelpe personen på den andre enden av linjen.
Vis en god følelse av organisasjon. Organisatoriske ferdigheter er avgjørende for driften av resepsjonen godt. Å være resepsjonist handler om multi-tasking.Noen ganger kan du være ansvarlig for å håndtere et dusin ting om gangen, fra å holde noen på vent for å snakke med noen som venter på en avtale for å sende ut fakser og skrive inn fakturaer. Stillingen kan være kaotisk, men en dyktig resepsjonist trenger å ha muligheten til å håndtere det med letthet.
Tips
Vær fleksibel og imøtekommende. For å skinne som resepsjonist må du være villig til å ta på seg nye roller og gå utover, selv om det ikke er en del av jobben din. Hvis praktikanten er ute for dagen, og et stort møte nærmer seg, ikke nøl med å gå på en rask kaffe løp for kontorets ledere.
