Diplomatiske arbeider e-post er enkle og høflige, og strever for å sikre at mottakere ikke misforstår eller misfortolker informasjonen. Når du skriver en diplomatisk epost, bruk formell, presis språk og unngå emosjonelle ord. Målet er å bruke taktfull språk - ord som tydeliggjeller viktige meldinger - uten å forårsake dårlige følelser.
Sette tonen
Sett tonen ved å fokusere på hvordan dine ideer, meldinger eller instruksjoner vil hjelpe dine ansatte. Bekreft eventuelle arbeidsrelaterte kampene de står overfor, for eksempel tekniske problemer eller tilbakeslag, og spør - snarere enn etterspørsel - når det er noe du vil ha eller trenger. Hvis du for eksempel legger til flere ansatte til et eksisterende prosjekt, skriver du: "Jeg vet at dette prosjektet har lagt ekstra stress på teamet ditt, så jeg spurte Jane Doe for å hjelpe med kopiereedisjonen. Ville du kunne forsyne henne med et grovt utkast før helgen? " Diplomatisk språk har en høflig tone som forsøker å sette mottakerne i ro.
$config[code] not foundHold det profesjonelt
Unngå personlige, konfidensielle eller sensitive emner, som lønnsinformasjon, personellproblemer eller interne konflikter, i en diplomatisk e-post. Bare diskutere offentlige saker, foreslår Inc. magazine. Alltid ta opp personlige eller konfidensielle problemer ansikt til ansikt, eller via telefon hvis det ikke er mulig å møte ansikt til ansikt. Du vet aldri når en e-post kan komme forbi kontoret. Bruk profesjonelle hilsener og lukninger, slik at mottakerne vet at korrespondansen er arbeidsrelatert, ikke personlig i naturen.For eksempel, start e-posten med "Hei," "Hilsen" eller "God morgen" - ikke "Hei", "Yo" eller "Til min peeps."
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingVelg dine ord klokt
Fokuser på "jeg" uttalelser, i stedet for "deg" uttalelser, spesielt når du tar feil, feil eller rettelser i en epost. Forklar uttalelsene dine, slik at mottakerne får en klar forståelse av dine mål og intensjoner. Hvis du for eksempel vil sende en e-post over hele bedriften om viktigheten av å møte tidsfrister, skriver du: "Det har alltid vært mitt mål å møte tidsfrister for å opprettholde en sterk kundestøtte base. Aktualitet og effektivitet er to av mine topp prioriteringer, så kontakt meg hvis situasjoner oppstår som kan føre til tidsfrister. "
Vær direkte og spesifikk
Vær ærlig og direkte med korrespondansen din, så dine medarbeidere trenger ikke å lese mellom linjene eller andre guess hva du prøver å si. Diplomatisk språk er taktfull, kortfattet og til poenget. Fjern overskytende ord, tanker eller ideer som kan forvirre dine ansatte eller miste e-posten din. For eksempel, hvis du vil ta opp brudd på brudekjoler i en e-post til lærere, skriv "Vennligst se kleskodekravene i arbeidstakerhåndboken. Ingen shorts, tanketopper eller flip-flops i skoletiden." Send epost til "alle ansatte", så ingen er utpekt.
