Basecamp er ofte på toppen av lister når det gjelder et nettbasert, samarbeidsprosjektstyringsverktøy. Jeg har alltid elsket sin enkelhet og det faktum at lite til null trening i selve programvaren er nødvendig for å få ting i bevegelse. Samtidig har jeg funnet ut at de ofte tar feil på siden av oversimplifying, og det er noen få funksjoner jeg virkelig vil ha i min toolkit. Når det er sagt, var jeg ikke ute etter å vedta et komplekst verktøy som MS Project heller.
$config[code] not foundJeg har nylig hørt om WorkZone, som skal tilby litt mer fleksibilitet, og jeg trodde jeg ville prøve. For å kutte rett til spoilervarselet var jeg imponert. Mens læringskurven er litt brattere enn Basecamp er for administratorer, er de ekstra funksjonene verdt det. Enda bedre, admins får muligheten til å slå av funksjoner de ikke vil bruke, slik at læringskurven blir så kort som mulig for lagmedlemmer.
WorkZone: Grunnleggende
WorkZone-grensesnittet er enkelt for daglig bruk av gruppemedlemmene dine. Toppmenyen er fri for rot og intuitiv å forstå:
Admins vil tilbringe litt tid i "Setup", men de fleste lagmedlemmene vil gjøre mesteparten av sitt arbeid fra "Project Tracker" -fanen. De vil lande på den siden så snart de logger på, og det er herlig enkelt å se på.
Øverst til venstre ser de dette:
Som du kan se, kan de enkelt bytte visninger for å se en liste over oppgaver alle arbeider med, se den som et Gantt-diagram, se en liste over produkter, eller se på hvilken ny aktivitet som laget har opplevd.
Oppgavelisten tar midtpunktet, og det er ganske selvforklarende, da dette skjermbildet viser:
Du kan enkelt se hvem som er ansvarlig for hva, og når prosjekter og deres oppgaver skyldes. Statuskolonnen gir deg beskjed om noe har falt bak.
De røde kommentarballongene i PROJECT / TASK-kolonnen vist ovenfor, forteller deg at det er nye kommentarer å se på. For å se kommentarene, alt du trenger å gjøre er å klikke på oppgaven for å åpne dem og se dem:
Dette grensesnittet gjør det klart når nye kommentarer er i systemet, og gjør det enkelt å legge til kommentarer til oppgaver, prosjekter og dokumenter når det er fornuftig. Brukerne mottar e-postoppdateringer når kommentarer legges til for å sikre at meldingene ikke blir savnet.
Du ser også en blå "e-post" -knapp på nesten hver skjerm som du kan bruke til å holde kontakten. Hvis du konfigurerer det som administrator, vil brukerne også få automatiske e-postvarsler om kommende oppgaver og mer. (Vi kommer til det om et minutt).
Noen kan klage på at dette grensesnittet er litt fjernet, men jeg liker det på den måten. Det fjerner rot av sosiale nettverk og fokuserer på de to viktigste tingene: hvem snakker og hva de snakker om.
Denne skjermen retter også brukere direkte til eventuelle dokumenter de trenger, og prosjekt- eller oppgaveinformasjon.
Når de har fullført en oppgave, er alt de trenger å gjøre, gå tilbake til oppgavelisten, klikk boksen i statuskolonnen, og merk den som fullført:
Det jeg virkelig elsker om alt dette er hvor enkelt grensesnittet er. Det ville ta liten eller ingen trening å lære teamet ditt å bruke dette grensesnittet.
Den andre nøkkelen for teamet ditt er "rapporter" -fanen. Hvis jeg hadde en klage med WorkZone, ville det være at sidebaret ser litt mer skremmende ut enn det egentlig er. Disse rapportene gir deg all den informasjonen du finner i oppgavelisten, men gjør det enkelt å sile gjennom informasjonen for å finne noe spesifikt.
Dette rapporteringsområdet er et av funksjonene som noen andre plattformer der ute virkelig kan bruke, men at de har forsømt å frykte for å rote deres grensesnitt. Jeg tror personlig det er verdt avveien.
Den mest nyttige funksjonen her er "Oppgaveliste" som gruppemedlemmene dine kan bruke til å se hva de har foran dem. Dette er den samme informasjonen de får fra oppgavelisten, men ment spesielt for dem.
Hvis du aktiverer det, kan de også bruke det til å se hvilke andre lagmedlemmer som jobber med.
Rapporter som disse er det som gjør WorkZone spesielt nyttig når du arbeider med et stort antall mennesker og prosjekter, hvor det begynner å bli vanskelig å avgjøre hvem som gjør hva og når. Og hvis du lurer på prisen, starter den på $ 200 per måned.
Fordeler med dette prosjektstyringsverktøyet
Så, i det store bildet av ting, hva er WorkZone nyttig for?
Alt i alt vil jeg si at WorkZone er mest egnet for gründere og ledere som vil ha noe relativt enkelt, men som ser etter noen flere evner enn andre samarbeidsplattformer som har fjernet grensene sine. For eksempel:
- Oppgaveavhengigheter - WorkZone lar deg planlegge oppgaver, slik at hvis tidsfrister ikke blir møtt, blir påfølgende oppgaver presset fremover. Dette er en ting som Basecamp mangler i sitt arsenal.
- deloppgaver - Mens ledelsen aldri skal bli gal med subtasker, er manglende evne til å lage dem en designfeil for mange av oss i ledelsen. Det er noen oppgaver du bare ikke kan planlegge riktig uten å bryte opp i mindre mål.
- Cross-prosjektvisninger - Oppgavelisten kan være enkel, men det begrenser ikke visningen til et enkelt prosjekt om gangen. Programvare bygget med et enkeltprosjektfokus er egentlig bare nyttig for oppstart, og er ikke alltid det beste valget for en bedrift, selv en liten, som har flere prosjekter å jobbe på om gangen.
- Time-sporing - WorkZone gjør det relativt enkelt å se hvor tiden blir brukt, og av hvem, slik at du kan allokere ressurser tilsvarende. Det er ingen erstatning for en tidstracker-app som Toggl, men det er fint å ha tidssporing fullt integrert med prosjektstyringsprogramvaren.
Hvis jeg setter det sammen, ville jeg ikke nødvendigvis gjøre det kontroversielle kravet om at WorkZone er bedre enn Basecamp - men jeg vil si at det er et bedre valg for entreprenører og ledere som har å gjøre med noe ganske komplisert, men som fortsatt vil ha en enkel, samarbeidende grensesnitt i prosjektstyringsverktøyet.
6 kommentarer ▼
