Tradisjonell papirarkivering har i stor grad blitt erstattet eller støttet av fillagring i databaser. Det er fordeler og ulemper ved tradisjonell arkivering. Selv om papirfiler er tilgjengelig og lett tilgjengelig, tar de også mye plass og avfallspapir. Å avgjøre om et tradisjonelt arkiveringssystem er riktig for deg, avhenger av virksomheten din. Juridiske firmaer og selskaper som har medisinske poster, kan oppleve at filene deres endres eller vokser så raskt at tradisjonell papirarkivering er den eneste måten å holde tritt med den daglige utviklingen.
$config[code] not foundLett å få tilgang til
Tradisjonell filorganisasjon er lett tilgjengelig. Filene er fysisk sentralt plassert. Hvis du ikke finner noe, kan du bruke så lenge du trenger å gå gjennom hver fil til du finner akkurat det du leter etter. Evnen til å se, berøre og lese filene dine når du trenger, kan hjelpe deg med å tenke på hvordan du skal innovere aspekter av virksomheten din.
Enkelt å forstå
Tradisjonelle arkiveringssystemer er vanligvis enkle å forstå. Filer kan ordnes på flere måter, inkludert alfabetisk, etter emne eller ferdighetssett, numerisk, etter dato, etter sted eller i rekkefølge av betydning. Selv om du ikke forstår filingssystemet først, kan du finne ut det ved å gå gjennom filene og ta hensyn til de definerende faktorene.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingUtdatert
På den annen side har tradisjonelle papirfiler blitt erstattet i mange organisasjoner med dataregistrering. Flere bedrifter skanner og laster ned filer til kontormaskiner. Med denne metoden kan arbeidere finne filer og laste dem opp øyeblikkelig med søkedatabaseprogramvare, sparer tid og øker produktiviteten.
Vanskelig å beskytte
Tradisjonelt organiserte filer er vanskelige å beskytte. Branner eller andre naturkatastrofer kan ødelegge filer, noe som kan føre til tapte forretninger. Sikkerhetskopiering av tradisjonelle filer er tidkrevende, og tar timer med kopiering, merking og re-filing.
Mangel på plass og effektivitet
Tradisjonell filorganisasjon kan komme seg ut av hånden. Antallet filer som skal organiseres, vokser med virksomheten din; Det kan være en smerte i databasen for å finne plass til alt det papirarbeidet. Det kan også bli en utfordring å arkivere elementer effektivt.
