Møtememoer angir formålet med møtet, relevante fakta og hvordan mottakere skal svare på informasjonen. Hold notatet så direkte og konsist som mulig, og send det elektronisk eller plasser det i dine medarbeideres interne postkasser. Et solidt forretningsmøtememo hjelper ledere, lagledere og medarbeidere å dele informasjon med ansatte om kommende møter på en rettidig og effektiv måte.
$config[code] not foundMemo Format
Følg standard prosedyrer for skriftlig forretningskommunikasjon når du formaterer et møtememo - enkeltrom og venstre begrunn innholdet, hopp over en linje mellom avsnitt, sett ett mellomrom etter hver periode og ikke innrykk når du starter et nytt avsnitt. Bruk spesifikke overskrifter, for eksempel "Hva skal jeg ta med til møtet" for å hjelpe mottakere til å identifisere viktig informasjon, og gi nummererte lister og punktpunkter slik at de raskt kan finne den informasjonen de trenger, anbefaler Purdue University Online Writing Lab. Legg igjen en 1,5-tommers margin øverst - med mindre du bruker brevpapir og må øke marginen - og skriv ordet "MEMORANDUM" i fet skrift med store bokstaver øverst på siden, anbefaler Loyola University i New Orleans.
Detaljer og emne
Gi spesifikk informasjon om møtet. Ikke bruk møtememoer for å diskutere andre problemer som ikke er relevante for møtet, anbefaler University of Maryland University College. Ta med dato, tidspunkt og sted for møtet, hovedemnet og hvem som leder møtet i overskriften. Adresse notatet til enkelte ansatte, en hel avdeling, et bestemt lag eller hele personalet, etter behov. Gi en kort oppsummering av hva som skal diskuteres på møtet, og ta med instruksjoner eller vedlegg dersom du vil at ansatte skal lese eller forberede materialer før møtetidspunktet. Hold notatet ditt til en side eller mindre.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingProfesjonell Tone
Bruk vanlig dagligdags profesjonelt språk i notatet og unngå slang, sarkasme eller vitser. Angiv klart når, hvor og hvorfor du gjennomfører møtet, og ikke prøv å imponere mottakere med frilly ordforrådsspråk. Vær direkte og spesifikk med dine møtedetaljer og instruksjoner, samtidig som du opprettholder en høflig og høflig tone. Unngå følelser og hold deg til grunnleggende fakta om møtet, ifølge Loyola University. Selv om du vil diskutere følelsesmessig belastede problemer, konflikter eller selskapsspørsmål under møtet, trenger møtememoet din en rolig, nøytral tone.
Måter å sende et møtememo
Send et møtememo på samme måte som du normalt vil kommunisere med medarbeidere og ansatte. For eksempel kan en grunnskoleansvarlig legge inn en kopi av notatet i hver lærerens interne postboks. Eller kanskje hun sender notater elektronisk til lærernes arbeids e-postadresser. Bare send et sms-memorandum til dine ansatte hvis du allerede har varslet dem på forhånd om at du planlegger å korrespondere på den måten. Notater er vanligvis for lange til å sende inn tekstmeldinger med mindre du bare leverer dato, klokkeslett og sted. Unngå å bruke medarbeidernes personlige e-postkontoer for virksomheten, men ikke nøl med å sende møtememoer til arbeids-e-postadresser.
