Kontorsekretær er ofte limet som har kontor eller virksomhet sammen, da hun gir støtte til en rekke ansatte og avdelinger. Kontorsekretærer trenger ikke noen formell utdanning, men de fleste bedrifter vil se på ferdigstillelse av kurs i datakompetanse og andre kontorrelaterte ferdigheter som en ressurs. Ifølge Payscale.com, fra 2010, kontorsekretærer gjør et gjennomsnitt på mellom $ 20,893 og $ 30,990 årlig.
$config[code] not foundHilsen og innsjekking
Kontorsekretæren hilser kunder, jobbsøkere og andre besøkende når de kommer til kontoret. Hvis den besøkende har en avtale med noen som jobber hos firmaet, vil kontorsekretæren sjekke besøkeren og kunngjøre sin ankomst til riktig medarbeider.
Fordi kontorsekretæren ofte er det første inntrykket folk har av selskapet, må hun alltid opprettholde et profesjonelt utseende og fremgang. Bruk av riktig etikett og en vennlig holdning er en viktig del av kontorsekretærens jobb. Et håndtrykk og øyekontakt ved ankomst lar brukeren vite at hans nærvær er anerkjent og verdsatt. Når en besøkende eller klient forlater bygningen, vil kontorsekretæren takke henne for å komme og sjekke henne ut, om nødvendig.
Kommunikasjon og korrespondanse
Telefon og skriftlig kommunikasjon er viktig for å hjelpe selskapet å gå videre og bygge virksomhet. Kontorsekretæren spiller en stor rolle i kommunikasjonsprosessen innenfor kontoret og selskapet. Han tar telefonsamtaler, omdirigerer den som ringer til den aktuelle personen eller tar en melding, plasserer telefonsamtaler til klienter, og gir informasjon eller veibeskrivelse til de som ber om hjelp.
I tillegg til telefonkommunikasjon er kontorsekretæren også involvert i skriftlig og epostkorrespondanse. Ledere eller ledere kan be kontoransvarlig å skrive brev eller svare på kundeforespørsler. Uansett om kommunikasjonen eller korrespondansen foregår på telefonen, gjennom et brev eller i en e-post, må kontorsekretæren alltid kommunisere på en profesjonell måte, og opprettholde det omdømme selskapet har arbeidet med å bygge.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingRecord Keeping
Et travelt kontor vil kreve kontinuerlig oppdatering av poster og data. Hvis selskapet er involvert i salg av produkter eller tjenester, må salgspapirer, lagerbeholdninger og kundeforespørsler oppdateres hver dag. Kontorssekretæren legger inn betalinger fra kunder og kunder og kan også bistå regnskapsavdelingen med oppdaterte oversikter over betalinger sendt til leverandører.
I tillegg til salgsrelaterte poster holder kontorsekretæren også oversikt over møter gjennom møtemåter. Opptakshåndtering gir selskapet en historie om hva som har skjedd, og kan være avgjørende for selskapets fremgang. Mange timer blir brukt av kontorsekretæren, oppdatering og vedlikehold av skriftlige poster og poster på datamaskinen.
