Rolle for en dokumentbehandling

En dokumentleder er medlem av IT-staben som har som mål å organisere, oppdatere og forbedre den overordnede arbeidsflyten i dokumentasjon innenfor et selskap. Korporasjoner er de største arbeidsgiverne av dokumentforvaltere, selv om enkelte næringer - som større eiendomsbedrifter, juridiske tjenester, finansiering, helsevesen og forsikring - sannsynligvis vil ha en dokumentleder tilgjengelig uavhengig av størrelse. De fleste dokumentlederstillinger krever minst ett til tre års tidligere erfaring; Men nyere akademikere med spesialisert trening kan flytte direkte inn i stillingen. Ferdighet med spesifikk programvare, for eksempel dokumentstyringssystemer og / eller kunderelasjonsstyringsprogrammer, er viktig for jobbfunksjonen. Dokumentforvaltere har fem hovedansvar for jobben: økt tilgjengelighet, arkiveringsdokumenter, oppdatering av informasjon, registrering av sporbarhet og henting av dokumenter.

$config[code] not found

Øk tilgjengeligheten

Ansatte trenger tilgang til dokumenter som deksjonsbrev, markedsføringsmateriale, opplæringsprogrammer og klientinformasjon for å fullføre sitt arbeid. Tradisjonelt har ansatte lagret disse filene direkte på harddisken for fremtidig tilgang, men det er en inneboende risiko for at filene blir utdaterte. I tillegg kan ansatte kaste bort dyrebar tid med å kaste harddiskene sine for dokumenter som de aldri lastet ned. Et dokumenthåndteringssystem løser alle disse problemene. Det skaper et fokuspunkt der alle dokumenter lagres. Videre kan de samme dokumentene deles med ansatte og klienter via et nettsted. De fleste dokumentstyringssystemer kan enkelt sendes ut på et nettsted. Fordelen er at den er tilgjengelig for alle som har en Internett-tilkobling, og krever ikke tilleggsprogramvare eller installasjoner å vise (det kan kreve brukernavn og passord, men det kan spesifiseres).

Arkiveringsdokumenter

IRS krever at finansinstitusjoner beholder dokumentasjon knyttet til en klient i fem år etter at kontoen er avsluttet. Justisdepartementet krever en enda lengre tidsramme for advokatkontorer, noe som betyr at alle disse filene må gå et sted. Dokumentbehandlere arkiverer vanligvis dokumenter kronologisk, men noen foretrekker alfabetisk avhengig av mengden informasjon som skal lagres. Hvis det er et papirløst kontor, bør dokumentene sikkerhetskopieres (på to separate steder), og deretter renses fra serveren.

Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av Sapling
Oppdaterer dokumenter

Avhengig av organisasjonens størrelse kan skriveferdigheter være et nøkkelelement til rollen som en dokumentleder. Cover bokstaver, maler og opplæringsprogrammer krever konstante oppdateringer for å forbli relevant. Videre mottar personvernerklæringer, blanke kontrakter og tekniske dokumenter mindre tilpasninger omtrent en gang i året. Hvorvidt dokumentadministratoren gjør disse endringene personlig, er det hans ansvar å sikre at alle bruker de nyeste versjonene. Den enkleste måten å gjøre dette på er å bruke et dokumenthåndteringssystem.

Registrering av sporbarhet

Dokumenter endres, og det er dokumentlederens ansvar å vite hvem som har gjort hvilke endringer. Sporbarhet er en standard funksjon i de fleste dokumenthåndteringsprogramvare. En dokumentadministrator kan imidlertid spore sporbarhet uten programvaren ved å gjøre hvert dokument skrivebeskyttet, og deretter logge på forespørsler som de mottas.

Henter dokumenter

Det kommer til tider når en dokumentbehandling må finne gjenstander som allerede er arkivert. Oftest er dette på grunn av revisjoner, søksmål og naturkatastrofer - som alle krever omhyggelige registreringer av tidligere hendelser. Derfor må dokumentforvaltere arkivere materiale så logisk og nøyaktig som mulig. På denne måten kan enhver dokumentadministrator få tilgang til de nødvendige dokumentene, uavhengig av hvem som opprinnelig lagret dem. Når det gjelder å forberede naturkatastrofer, lagre en sikkerhetskopi av kontorserveren et sted utenfor kontoret. Hvis mulig, lagre den i en annen region, for eksempel et satellittkontor.