Arbeide på et kontor krever at du har et bestemt ferdighetssett og kan bruke visse typer utstyr som er vanlige for mange kontorer. Hvis du ikke er kjent med et utstyr, må du lære. Utstyret og ferdighetene som trengs, kan variere litt fra kontor til kontor, men generelt er det lik.
Papirrelatert utstyr
Noen av stykkene av kontorutstyr er nødvendige for papirets aspekter av virksomheten. Fotokopimaskiner brukes til å lage kopier av dokumenter for å distribuere eller gjøre dokumenter lettere eller mørkere. Skrivere brukes også til å skrive ut dokumenter og e-postmeldinger som kan være nødvendig for dokumentasjon. Mange kontorer bruker også makuleringsmaskiner til å avhende sensitive dokumenter som ikke lenger er nødvendig. Faksmaskiner kan fremdeles finnes på kontorer, men er ikke like vanlige. Noen kopimaskiner har faksfunksjoner.
$config[code] not founddatamaskiner
I dag bruker mange kontorer datamaskiner til å gjøre forretninger. Ansatte bruker e-post for kommunikasjon mellom medarbeidere og klienter. Dokumenter opprettes ved hjelp av tekstbehandlingsprogram og regneark som er organisert på datamaskinen. Enkelte kontorer benytter også dokumentskannere til å skanne eventuelle papirdokumenter i et elektronisk format. Disse skannerne er festet til en datamaskin og overfører papirdokumenter til datafiler, som deretter blir arkivert inn i datamaskinen av en operatør. Ansatte på et kontor bruker også sine datamaskiner til datainngang, avhengig av kontorstype.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingKommunikasjons ferdigheter
For å lykkes i kontormiljøet må en medarbeider kunne kommunisere godt. Kommunikasjonstypen vil variere basert på stillingsbeskrivelsen. Noen ansatte må kunne skrive godt og kommunisere via e-post eller muligens til og med vanlig post. Muntlig kommunikasjon kan også være viktig. Noen kontoransatte svarer jevnlig på telefonsamtaler og snakker til kunder for selskapet. Selv de ansatte som ikke kommuniserer med eksterne kunder, er god kommunikasjon mellom sine medarbeidere og sjefer svært viktige. Avhengig av jobben kan forhandlinger til og med være nødvendig.
Ledelse
Selv de ansatte som ikke er i ledende stillinger, må kunne klare seg i jobben sin. En ansatt må kunne se på arbeidsbelastningen og bestemme hvilke oppgaver som er viktigere for å få gjort først og hvilke som kan vente. Han må også kunne klare sin tid gjennom dagen og bruke den til å fullføre så mange oppgaver som mulig. Enkelte telefonsamtaler må gjøres på et bestemt tidspunkt, mens vanlige daglige oppgaver kan vente litt.
Problemløsning
Ikke alle aspekter av en kontorsjobb er kuttet og tørket. En ansatt må bruke problemløsningskompetanse for å finne ut hvordan du kan fullføre oppgaver og hva som kan gjøres for å fikse eventuelle problemer som måtte oppstå. Ansatte må kunne arbeide sammen og bruke brainstorming teknikker for å kunne løse problemer og fullføre prosjekter. En ansatt vil ha nytte av å bruke kreativitet til å komme opp med løsninger og implementere dem i prosjektene sine.
Dataferdigheter
Mange kontorer foretrekker å ansette ansatte som har erfaring med bestemte typer programvare som selskapet bruker, for eksempel økonomisk programvare. Hvis noen er ansatt som ikke har disse ferdighetene, vil det trenge ekstra trening, slik at han kan gjøre jobben sin bra. Noen kontorer vil også kreve at en potensiell medarbeider kan ta en skriveprøve. Jo raskere en person kan skrive nøyaktig, desto effektivere blir den ansatte. Evnen til å lære raskt og løse enkle dataproblemer er også en viktig ferdighet for ansatte å ha.
