Administrative assistenter - eller assistenter, som de også kalles - gir den kontorlige og logistiske støtten som et kontor trenger for å fungere. Det grunnleggende ansvaret er avhengig av stillingsbeskrivelsen, men generelt foretrekker arbeidsgivere datakompetente kandidater med overlegne kommunikasjonsferdigheter, en sterk organisatorisk forstand og avanserte multitasking evner. Ledere er ikke alltid tilgjengelige for å overvåke alle deler av et prosjekt, så det er også viktig å jobbe selvstendig.
$config[code] not foundGrunnleggende krav
Innledende krav er avhengig av jobben. Inngangsposisjoner er vanligvis åpne for videregående studenter med grunnleggende kontor, datamaskin og engelsk grammatikk ferdigheter. Klasser i disse fagene er tilgjengelige på lokalsamfunn og tekniske skoler. Disse institusjonene tiltrekker også medisinske og juridiske sekretarielle søkere som trenger å lære bransjespesifikt sjargong, noterer Bureau of Labor Statistics. Mange midlertidige plasseringsbyråer tilbyr lignende opplæring; imidlertid foretrekker arbeidsgivere generelt en bachelorgrad for administrerende sekretærstillinger.
Koordinering og planlegging
Fra å svare på telefoner for å oppdatere hendelseskalendere, er administrative assistenter nært involvert i alle viktige organisatoriske aktiviteter på et kontor. Rute innkommende e-post og fakser til den aktuelle personen er en del av jobben, som er bookingavtaler og personalemøter. Assistenter på større organisasjoner som høgskoler eller offentlige organer fungerer også ofte som sammenheng mellom deres sjefer og organisasjonens ulike avdelinger.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingKorrespondanse og kommunikasjon
Redigere og komponere notater, rapporter og andre kontorsdokumenter er en annen nøkkeloppgave som ledere tilordner administrative assistenter. Arbeid på høyere nivå kommer med mer komplekse ansvarsområder. Eksempelvis kan utøvende assistenter utføre forskning og forberede presentasjoner og regneark, og skoledirektører kan forventes å komponere, redigere og produsere materialer til avdelinger, divisjons- og skolepublikasjoner - pluss bulletiner, koder, nyhetsbrev og prestasjonsprogrammer.
Kunderelasjoner
Diskresjon og god vurdering er viktige kvaliteter for administrative assistenter, som tjener som arbeidsgiverens offentlige ansikt. Denne rollen innebærer ofte å svare på spørsmål og hjelpe misfornøyde kunder. For eksempel forventes et aide på et eiendomsforetakskontor å registrere opplysninger om en leietakerens klage og bidra til å løse problemet. Aides trenger overlegen problemløsning og konfliktløsning ferdigheter for å håndtere slike situasjoner.
Opptakshåndtering og datastyring
En administrativ assistent opprettholder en organisasjonens institusjonelle minne gjennom rekordbehandlings- og databasebehandlingsferdigheter. I et skoleområde, for eksempel, kan en assistent koordinere og vedlikeholde filer og indekser. I motsetning til dette kan en huseiers forening forvente at assistenter skal organisere og administrere generell korrespondanse, fakturaer, nøkkelfob, kvitteringer og arbeidsordre - samt organisasjonens interne dokumenter. Ved større organisasjoner kan assistenter styre lagerlokaler eller bedriftsbiblioteker.
