Kontorlederens overordnede mål er å sikre at selskapets administrative funksjon fremmer organisasjonens mål, enten det er en ideell eller en for profittvirksomhet. Dine ansvarsområder som kontorleder inkluderer overvåking av kontorvirksomhet, utforming og implementering av selskapspolitikker, forbereder lønn, opprettholder selskaps- og kundeoppføringer og administrerende ansatte. Du kan også forventes å organisere elektroniske og papirarkiveringssystemer, overvåke varebeholdninger og bidra til å opprettholde årlige budsjetter. Kontorledere rapporterer til overordnet ledelse og informerer dem om kontorets behov og bekymringer.
$config[code] not foundMedarbeiderkommunikasjon
Et av dine primære mål er å sikre at kontorets og administrasjonspersonalet holder opp med sitt arbeidsansvar. Det er din jobb å overvåke daglige administrative oppgaver, for eksempel registrering, arkivering, finansielle transaksjoner, beholdning og kundekorrespondanse. Du må kommunisere med ansatte i alle avdelinger for å sikre at alle er på samme side om selskapets mål, retningslinjer og budsjetter. Du vil også varsle ansatte om bedriftsmeldinger, policyendringer, personalemøter, reviderte sikkerhetsforanstaltninger og kommende vedlikehold eller reparasjon av kontorer.
Kontoroperasjoner
Du er også ansvarlig for å sikre at kontorene kjører jevnt. Hilse på besøkende og rette dem til passende kontorer eller møterom for å eliminere overbelastede arbeidsområder. Kommunisere med utleiere, verktøy selskaper, telefontjenester og Internett-leverandører for å sikre at alle informasjonssystemer fungerer riktig. Du må administrere varebeholdninger for å sikre at kontorsmaterialer alltid er tilgjengelige for ansatte. Du kan undersøke kontorutstyr og utføre lett vedlikehold på kontormaskiner, slik at de fungerer effektivt. Hovedmålet er å feilsøke administrative problemer, slik at ansatte kan få sitt arbeid gjort raskt.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingPenge styring
Som kontorleder er det primære målet å utmerke seg på pengeforvaltning for å sikre at selskapet holder seg innenfor sine budsjettbegrensninger. Du må kontakte avdelingsledere for å sikre at budsjettforslagene blir oppfylt. Du kan opprette økonomiske regneark som skisserer forventede kostnader for forsyninger, kontrakter og utstyr for hver avdeling. Forbered årlige økonomiske budsjetter, som er nødvendige for å dekke kontorutgifter og andre driftskostnader, slik at øverste ledelsen kan stole på økonomiske beslutninger.
Vedlikehold av anlegget
Du vil også bli ventet å holde øye med fasilitetene for å sikre at de er trygge, sikre, rene og godt vedlikeholdte. Du må sørge for at kontoret har bygodkjente brannevakueringsplaner, tilstrekkelige brannslukningsapparater og førstehjelpspakker. Det er ditt ansvar å forsikre ansatte om at det ikke er helseskader, miljøhensyn eller sikkerhetsproblemer i kontorarbeider. Du må også planlegge reparasjoner på feilfunksjonsutstyr, inkludert mekaniske og elektriske systemer og datamaskiner, og ansett profesjonelle rengjøringsmidler for å rense arbeidsområder. Brannevakueringsplaner, utstedte arbeidsdokumenter og bedriftspolitikk på synlige steder over hele kontoret, slik at ansatte blir informert om beredskapsrutiner og viktige forskrifter.
