I virksomheten er det ofte nødvendig å skrive et forslag for å tilby løsninger på virkelige problemer. I sin bok "Business Communication: Process and Product", sier Mary Guffey, "Forslag er overbevisende tilbud for å løse problemer, levere tjenester eller selge utstyr." Selv om forslagskrifter ofte krever omfattende forskning og må gjøres under stramme frister, bryter de dokument ned til sine grunnleggende deler kan i stor grad forenkle prosessen og øke sjansene for at forslaget blir møtt med et gunstig svar.
$config[code] not foundForskrift og utarbeidelse
Kjenn publikum. Utfør forskning for å fastslå de personer som utgjør kommandokjeden som leser forslaget. Dette vil avgjøre hvor teknisk språket skal være, om en ordliste vil være nødvendig for å definere vilkår, tonen og hvor mye bakgrunnsinformasjon om problemet må inkluderes.
Utfør forskning for å identifisere tidligere forsøk på å løse problemet og manglene i disse anstrengelsene. Finn ut kostnadene for materialer og arbeid og avgjøre hvor lang tid det tar fra start til slutt for å fullføre alle faser av implementering av den foreslåtte løsningen.
Bruk introduksjonen til å identifisere problemet og dets betydning. Gi bevis for at et problem eksisterer, for eksempel verifiserbart tap av penger, tid eller kunder. Beskriv hvorfor å ta til rette for å løse problemet nå. Kortfattet skissere løsningen din og, basert på din forskning, gi bevis på at din foreslåtte løsning vil fungere.
Gi bakgrunn om problemet i kroppsavsnittene, inkludert årsaker og tidligere forsøk på å løse problemet. Godkjenne alternative løsninger, kartlegge eller grafer informasjon. I følge Robert Adler og Jeanne Elmhorst er redaktørene for "Kommunikasjon på jobb: Prinsipper for næringsliv og yrker" en komparativ analyse "spesielt nyttig når publikum vurderer en ide som konkurrerer med den du fortaler."
Gi grunner til at problemet må løses og foreslå løsningen og fordelene. Inkluder beskrivelser av produktet eller tjenesten som anbefales, og detaljer om hvordan det løser problemet. Ta med en tidsplan som angir frister for hvert trinn i prosjektet.
Rapporter kostnadene som nå brukes, og pek på hvordan løsningen din vil spare penger. I boken "The Bedford Guide for College Writers" av X.J Kennedy et al., Anbefales forfattere å "estimere ressursene - penger, mennesker, ferdigheter, materiale - og tiden som kreves for å implementere løsningen."
Slutt med sluttanbefalinger og potensielle konsekvenser av ikke å ta tiltak som det relaterer til organisasjonens mål. Bruk konklusjonen til å "videreselge forslaget ditt ved å legge vekt på fordelene med løsningen, produktet eller tjenesten i forhold til konkurrerende ideer," forklarer Gerald Alfred et al., Redaktører for "Handbook of Technical Writing."
