Næringslivet ser ut til å snurre på en møtaksakse - men ikke alle møter er produktive. Invester tid i å planlegge en produktiv økt for å sikre at møtene dine får jobben ferdig. Ta nøye gjennom hva du trenger å oppnå, og hvem skal delta.
Bestem mål og målgruppe
Sett et mål for møtet, og gjør det kort og tydelig angitt. For eksempel lage en kort liste over punktpunkter som beskriver spesifikke mål. Målet med møtet ditt er å kommunisere viktig informasjon, ta beslutninger, løse problemer eller tilordne handlinger. Et konsistent og til-punkt-mål hjelper møterrangøren til å avgjøre hvem som skal delta i møtet. Bygg ut en liste over inviterte ved å tilpasse hvert mål med lagmedlemmer hvis tilstedeværelse vil gjøre det mulig å faktisk oppfylle målet.
$config[code] not foundStill inn agendaen
Sett møte dagsorden basert på hvert mål i målet. Hvis et mål er å kommunisere starten på et prosjekt, må du sette en agenda element som identifiserer hvem som vil presentere den informasjonen og hvordan informasjonen skal deles, for eksempel ved PowerPoint-presentasjon. Hvis målet er å tilordne handlinger, må du angi en dagsorden som beskriver hvordan oppdrag skal gjøres. Hvert mål skal ha en eller flere agendapunkter rettet direkte mot den.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingVelg dato og klokkeslett
Velg en møte dato og tid basert på tilgjengeligheten til møtelederen og de mest kritiske inviterte. Jo større listen over inviterte, jo vanskeligere er det å finne en dag og tid når alle er tilgjengelige. Godta en tid som passer så mange tidsplaner som mulig. Før du stiller inn tid, må du tenke på tidssoner. Hvis noen inviterte vil delta via telefon eller Internett, bør du vurdere deres arbeidstid så vel som din egen. En kl. møte i Eastern Standard Time er et lunsjtidsmøte i Central Standard Time. Det samme møtet er klokken 2 i Tokyo.
Velg plasseringen
Finn et konferanserom som gjør det mulig å oppnå alle agendaelementer. Velg et rom stort eller lite nok til å passe komfortabelt antall personer som forventes å delta. Et rom med plass til 40 er et dårlig valg for et møte med 10 personer. På samme måte, du vil ikke ha en mengde klemme i så tett at det er nødvendig å ta med ekstra stoler.
Ordne for materialer og hendelser
Hvis det forventes presentasjoner, må du sørge for at rommet er utstyrt med en projektor. Hvis ikke, gjør ordninger for å ta med en projektor med deg - sørg også for at du har noe å projisere på, for eksempel en skjerm eller en hvit vegg. Ikke glem å vurdere tilgjengeligheten av andre tilfeldige stoffer, for eksempel hvite plater med tørre slette markører, flipover og høyttalertelefoner for off-site deltakere. For flere timers møter, ordne mat og drikke, så deltakere blir fokusert på emnet i stedet for deres mage.
Varsle invitere
Meld invitere til møtet mål, dato, klokkeslett og plassering godt nok på forhånd slik at de kan klargjøre seg riktig. I de fleste tilfeller er minst en ukes varsel å foretrekke. Bruk arbeidsplassens kalenderprogramvare til å sende en møteavtale til alle inviterte. Mange programmer vil varsle inviterte noen få minutter eller noen dager før møtet, eller tilpasse varslene til dine behov.
