For mange er det ikke en velkommen begivenhet å bli kalt til et møte. På mange arbeidsplasser bruker arbeidere store mengder tid på møter som altfor ofte utfører ingenting. I stedet for å tillate møtet du løper for å blande seg sammen med resten av de verdiløse - og kanskje til og med smertefulle - møter som deltakerne tidligere har opplevd, setter dere i stykker ved å effektivt planlegge og løpe møtet ditt.
$config[code] not foundSette mål. Alle møter skal ha en hensikt. Før møtet ditt bestemmer du hva du vil oppnå ved dette sitte ned. Når du skriver målene dine, skriv en kortfattet og lettforståelig uttalelse, for eksempel "Å velge en annonseringskampanje for fjerde kvartal."
Forbered en agenda. Oppfør alle emnene du vil diskutere i møtet i den rekkefølgen du vil diskutere dem i. Legg til ytterligere klarhet i agendaen din ved å plassere en estimert tid ved siden av hvert element for å diskutere, slik at du sikrer at du ikke har tatt med for mange elementer.
Del mål og dagsorden i forkant av møtet via e-post. Ved å dele både formålet med møtet og dagsordenen med de som skal delta i forkant av deres ankomst, tillater de at de mentalt forbereder seg på møtet, og gir dem muligheten til å komme forberedt med papirarbeid eller annet materiale som er tykt til det planlagte emne.
Etablere roller. Velg en person som skal fungere som sekretær og be denne personen om å ta notater etter hvert som møtet skrider frem. Tildel en annen deltaker til å opptre som tidsbehandler. Denne personen vil holde øye med klokken og sørge for at du følger din planlagte tidsfordeling for hver dagsorden. Erklære deg selv møte moderator og ta på seg oppgaven med å bevege seg gjennom elementene på dagsordenen på en rettidig og effektiv måte.
Gjenta kontrollen over møtet hvis det glir ut av din forståelse. Spesielt hvis en deltaker på møtet ditt har en tendens til å lede møter på avvei, er det viktig at du utøver din makt som møteleder og holder økten på kurs. For å gjøre dette på en effektiv måte, minner det enkelt på individet som prøver å kapre møtet med grunnen til møtet og be ham om å redde sidens bekymringer for å diskutere på et senere tidspunkt.
Tilordne oppgaver. Når du går gjennom diskusjonen din og bestemmer deg for ting som trenger å gjøre, tilordne disse oppgavene på stedet. Sett også en forfallsdato for ferdigstillelse av hver oppgave, og forbedre sjansene for at oppgaven faktisk blir gjort. Be personen ta møte minutter for å skrive ned disse oppgavene.
Avslutt møtet i tide. Hvis du tillater møtet å gå forbi sitt planlagte sluttpunkt, vil du sannsynligvis finne ut at mange av deltakerne sjekk sjekk ut av sitte ned. Hvis du når slutten av din tildelte tid og du har gjenstander ennå å diskutere, skriv dem til en senere dato ut av respekt for de som ga seg tid til å delta i møtet.
Del minutter etter møte. Send møtet minutter sammen med en takk til deltakerne for deres samarbeid og engasjement med 24 timer på møtet. Hvis du har tildelt mange oppgaver under møtet, inkluderer du en høflig påminnelse til deltakerne om å følge med de tildelte elementene.
